Учет использования рабочего времени сотрудников: что это такое, для чего нужен и как его вести

Содержание
  1. Что такое рабочее время по ТК РФ
  2. Нормативно-правовое регулирование видов учета рабочего времени по Трудовому кодексу
  3. Понятие режима рабочего времени
  4. Кто должен вести учет рабочего времени в организации
  5. Для чего нужен учет рабочего времени работника
  6. Эффективность
  7. Дисциплина
  8. Автоматизация и безопасность
  9. Какие бывают виды учета рабочего времени и чем они отличаются от систем
  10. Несуммированный учет рабочего времени
  11. Суммированный учет рабочего времени
  12. Сменный режим работы
  13. Формы учета рабочего времени
  14. Форма Т-13. Особенности формы
  15. Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13
  16. Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам
  17. Т-13 для ноября
  18. Альтернативное решение
  19. Инструкция по заполнению и образец Т-13
  20. Форма Т-12
  21. Учёт рабочего времени в Т-12
  22. Дата и подписи ответственных лиц
  23. Инструкция по заполнению и образец Т-12
  24. Методы осуществления контроля
  25. Офисная работа
  26. Работа вне офиса
  27. Особые случаи
  28. Выходной день
  29. Штрафы за несоблюдение требований ТК РФ касательно учета рабочего времени
  30. Ответственность работодателя
  31. Ответы на частые вопросы
  32. Вывод

Что такое рабочее время по ТК РФ

Законодательство (ТК РФ) дает четкое определение рабочего времени — это время, в течение которого работник выполняет возложенные на него должностные функции, а также другие периоды, которые юридически приравниваются к рабочему времени.

Здесь важно подчеркнуть некоторые нюансы:

  1. Рабочее время включает в себя все обязанности, указанные в трудовом договоре. Другими словами, стороны предопределили, за что будет платить сотрудник. И это время должно быть отработано и учтено.
  2. Другие, юридически определённые периоды. В этом случае необходимо учитывать определенные особенности национального законодательства. В принципе, все периоды, в течение которых сотрудник находится в помещении, засчитываются в рабочее время. Это включает в себя время простоя, технологические перерывы, периоды для удовлетворения физиологических потребностей. Исключение составляют случаи, когда работник вошел в помещение без разрешения (без согласия или разрешения администрации).
  3. Отметим, что Трудовой кодекс России вводит ограничение на нормальное рабочее время в неделю. Максимальное количество часов не может превышать 40 часов. Но из каждого правила могут быть исключения. Срок может быть сокращен (работа на опасных производствах, инвалиды, несовершеннолетние) или периодически слегка удлинен (вращательная или посменная работа с суммированием).

Помните, что непосредственной обязанностью работодателя является регистрация рабочего времени, отработанного работником на рабочем месте. И сотрудник имеет полное право контролировать этот процесс.

Нормативно-правовое регулирование видов учета рабочего времени по Трудовому кодексу

Российское законодательство содержит определенные ограничения и требования к использованию различных видов учета рабочего времени хозяйствующими субъектами, осуществляющими деятельность на территории Российской Федерации. Поэтому рекомендуется, чтобы как работники, так и работодатели ознакомились, по крайней мере, со следующими положениями Трудового кодекса:

  • Статья 91 Трудового кодекса определяет понятие рабочего времени и устанавливает норму 40 часов в неделю в качестве нормального рабочего времени.
  • Статья 94 Трудового кодекса регулирует максимальное рабочее время работников в одну смену для отдельных категорий работников.
  • Статья 104 Трудового кодекса посвящена концепции сокращенного рабочего времени и предусматривает правовые основы его использования работодателями.

Важно отметить, что как работодатели, так и работники должны также ознакомиться с дополнительными положениями, влияющими на учет рабочего времени и порядок оплаты труда в определенных ситуациях. Например, нерегулярное рабочее время явно позволяет работодателям не платить работникам сверхурочную работу. Гибкий график работы, телеработа и другие специальные формы работы также имеют свои уникальные особенности.

Понятие режима рабочего времени

Из статьи 100 Трудового кодекса следует, что система рабочего времени относится к рабочему графику работника, а именно:

  • рабочая неделя (пятидневная неделя с двумя выходными, шестидневная неделя с одним выходным, рабочая неделя с выходными по скользящему графику, неполная рабочая неделя);
  • нерегулярное рабочее время для определенных категорий работников;
  • продолжительность дневной работы (смены), в том числе неполный рабочий день (смены);
  • время начала и окончания;
  • длительность перерывов в работе;
  • количество смен в день;
  • чередование рабочих и праздничных дней.

Все эти пункты определяются компанией самостоятельно в соответствии с трудовым законодательством.

Согласно ст. 56 Трудового кодекса, рабочее время является обязательным элементом трудового договора: работодатель обязан указать, сколько часов в неделю будет работать работник. В принципе, если лицо не относится к привилегированным категориям граждан (например, несовершеннолетние, инвалиды), его рабочее время составляет 8 часов в день и 40 часов в неделю.

Исключение делается для сотрудников, работающих посменно. Продолжительность смены может составлять 10 или 12 часов, но общая продолжительность оплачиваемого периода — месяц, два или более, но не более года — не должна превышать стандартного рабочего времени, т.е. общее количество часов не должно превышать 40 часов в неделю.

Часы работы — это время, которое сотрудник проводит на работе, выполняя свои обязанности.

Кто должен вести учет рабочего времени в организации

Лицо, которое будет непосредственно заниматься ведением учета рабочего времени, назначается руководством организации. Однако, как правило, это назначение производится в соответствии со следующими принципами:

  • В случае небольшой организации заполнение такого табеля учета рабочего времени может стать дополнительной обязанностью сотрудника отдела кадров или, например, секретаря.
  • Если в организации больше сотрудников, имеет смысл создать специальную должность (так называемый «хронометрист»). Основной задачей сотрудника на этой должности будет учет рабочего времени, опозданий, сверхурочных, прогулов и выходных дней других сотрудников.
  • В еще более крупных организациях в каждом подразделении можно было бы ввести отдельную должность. Это может быть, опять же, хронометрист, который будет следить за временем тех, кто работает в аппарате. Это может быть и менеджер, и заместитель начальника отдела, в обязанности которого входит ведение учета рабочего времени.

Независимо от того, какой вариант выберет руководитель организации: должность хронометриста или добавление своих функций к уже имеющимся для сотрудника на другой должности — это необходимо определить в трудовом договоре. Соответствующая информация также должна быть включена в должностную инструкцию этого сотрудника. Эти обязанности могут быть также возложены на работника приказом, подписанным руководителем учреждения.

Поскольку организации имеют право управлять своим собственным процессом учета рабочего времени, нет никаких четких требований к составлению и подписанию табелей учета рабочего времени. Однако в большинстве случаев подписи ставятся на этом документе:

  • офицера, ответственного за его исполнение;
  • руководитель структурного подразделения организации, для которого составлен табель учета рабочего времени;
  • специалист по кадрам.

После сбора необходимых подписей документ поступает в бухгалтерию.

Для чего нужен учет рабочего времени работника

Правильный мониторинг дает возможность решать сразу несколько задач. Прежде всего, это контроль за соблюдением установленного графика. Кроме того, данные, содержащиеся в записях рабочего времени, используются для расчета заработной платы сотрудников. В зависимости от количества часов бухгалтерия генерирует платежи.

Эта информация также позволяет оценить эффективность работы профессионалов.

Другая причина — экономическая. С помощью этой информации менеджеры могут рассчитать трудозатраты и оптимизировать систему в будущем.

Эффективность

Большинство систем имеют функцию измерения производительности, которая рассчитывается на основе выполненных задач и отработанного времени. Это помогает как контролировать рабочее время, так и оптимизировать процессы в компании. Можно понять, когда сотрудник наиболее продуктивен, какие задачи он выполняет быстрее, а какие требуют больше времени и ресурсов. В свою очередь, менеджер использует эти данные для правильного распределения работы и установки сроков.

Максим Мул, основатель аутсорсинговой компании Work Solutions, считает, что система Bitrix24, которую использует компания, помогает не «тратить» рабочее время разработчиков — ведь в рабочее время нельзя смотреть YouTube. Она также помогает клиентам отслеживать, как расходуются их бюджеты, и делает процесс сотрудничества прозрачным.

Однако, несмотря на развитый функционал программного обеспечения учета времени, важно помнить, что системы слежения ничего не будут делать без регламентов и установленных бизнес-процессов. Например, Work Solutions запрещает программистам запускать задачи с предполагаемой длительностью более 8 часов, что требует декомпозиции. «Это потому, что большие задачи, которые не вписываются в рабочий день, угнетают дух и часто выходят из-под контроля». Чтобы удержать команду в хорошем эмоциональном настроении, нужно обращать внимание на такие нюансы», — говорит Максим.

Аналогичного мнения придерживается и Мария Уколова, директор IT-департамента в IT-компании CROC.

«Система бухгалтерского учета позволяет нам только косвенно оценивать результаты деятельности сотрудников, поэтому мы используем различные подходы и регулярно их пересматриваем. Например, мы тщательно занимаемся планированием ресурсов и даже хотим перейти к прогнозируемым списаниям». — Мария говорит.

Дисциплина

Многие сотрудники работают более эффективно, если их время четко зафиксировано и они отчитываются о выполненных заданиях. Во время пандемии перехода на удаленную работу программы и объекты, регистрирующие рабочие процессы, стали более желательными.

Например, маркетинговая служба насосов Callibri около двух лет использовала программное обеспечение TimeDoctor для управления почасовыми подрядчиками и программистами, а с появлением карантина оно было распространено на всех сотрудников. Процесс прошел настолько хорошо, что использование TimeDoctor стало, по мнению компании, обязательной частью ее деятельности.

Автоматизация и безопасность

Программное обеспечение, системы бейджей и распознавания лиц облегчают регистрацию опозданий, пропущенных сроков, пропусков и сверхурочных. Эти системы также помогают сохранить коммерческую тайну и затрудняют злоумышленникам доступ к данным компании.

С момента открытия представительства MASCC (чешско-российской IT-компании) в Москве организация использует систему учета рабочего времени на основе проксимити-карты для сотрудников. Ему удалось улучшить не только трудовую дисциплину (по словам представителя компании Ильи Харченко, количество опоздавших на работу сократилось практически до нуля, как и ранние отъезды), но и охрану офиса. Незнакомцы и посетители, у которых нет пропусков, должны сначала позвонить в офисное переговорное устройство и представиться. Как только их личность и цель приезда установлена, они попадают внутрь или нет.

Какие бывают виды учета рабочего времени и чем они отличаются от систем

Прежде чем рассматривать, какими могут быть виды хронометража, необходимо понять, что имеется в виду под этим термином. Например, часто встречаются неоднозначные толкования того, что представляет собой система хронометража, и какие типы систем хронометража существуют.

Системы относятся непосредственно к технологическим и организационным решениям, обеспечивающим фактический учет рабочего времени сотрудников. Виды представляют сложные организационно-правовые особенности учета рабочего времени сотрудников с точки зрения законодательства и кадровых вопросов. В этой статье мы непосредственно рассмотрим виды учета времени в соответствии с Трудовым кодексом. Подробнее о существующих системах измерения времени, их использовании и разновидностях можно прочитать в отдельной статье.

В целом, виды рабочего времени, используемые работодателями на территории Российской Федерации, можно разделить на следующие категории:

  • Ежедневная бухгалтерия.
  • Еженедельный счет.
  • Совокупный учет.

Каждая процедура учета рабочего времени имеет свои преимущества и недостатки как для работников, так и для работодателей, а эффективность применяемых методов во многом зависит от специфики работы в конкретном субъекте хозяйствования и даже на конкретной должности. Поэтому необходимо более детально рассмотреть все основные виды записи времени.

Несуммированный учет рабочего времени

Неаккумулятивный учет времени может производиться ежедневно или еженедельно. Неаккумулятивное измерение времени осуществляется ежедневно, когда сотрудник работает одно и то же количество часов каждый день. Измерение времени без накопления может проводиться еженедельно, когда сотрудник работает одно и то же количество часов каждую неделю, но количество часов, отработанных каждый день, варьируется.

Суммированный учет рабочего времени

Совокупный учет рабочего времени ведется по дням, в которых сотрудник работает разное количество часов в день, в неделю. Однако общее количество часов, отработанных в календарном году, не может превышать стандартного рабочего времени по производственному календарю.

Сводный учет рабочего времени используется в организациях для составления сменных и сменных графиков работы, для круглосуточной работы, для формирования гибких графиков работы сотрудников.

В случае расчета совокупного рабочего времени устанавливается расчетный период такой системы расчетов, который не может превышать 1 год (для работников, работающих с вредными, опасными условиями труда — не более 3 месяцев). При этом реально отработанное рабочее время работников в расчетный период не может превышать нормы рабочего времени, установленные Трудовым кодексом Российской Федерации.

Сменный режим работы

Особо следует отметить сменную работу. В связи с этим возникает ряд вопросов, как для составления расписания, так и для расчета заработной платы. Рекомендуется вводить сменную работу, когда продолжительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность рабочего дня или когда оборудование на предприятии работает круглосуточно.

Когда работодатель нанимает нового работника, сменная работа уже указана в трудовом договоре. Однако, если возникает необходимость в перемещении всех или более ранее нанятых сотрудников на сменную работу, необходимо выполнить несколько процедур:

  1. Выдавать заказы на работу в смену для всей компании или для отдельных сотрудников.
  2. Это изменение должно быть включено в правило внутреннего трудового распорядка или в коллективный трудовой договор (ст. 100.1 Трудового кодекса РФ).
  3. Подготовка графиков изменений. Стандартизированной формы для графика нет, поэтому каждая организация разрабатывает его самостоятельно и утверждает его вместе с учетной политикой. График сменности является обязательным документом для системы сменной работы. Она может быть утверждена как отдельная форма или как приложение к местному закону.
  4. Запишите изменения в приложение к трудовому договору. Рабочее время является обязательным условием, т.е. работодатель должен уведомить работника за два месяца и получить его согласие. Если работник отказывается от работы в измененных условиях, ему должна быть предложена другая должность с тем же графиком. Если работник не согласен работать на новых условиях, трудовой договор может быть расторгнут в связи с отказом работника от работы на новых условиях (п. 7 ст. 77.1 ТК РФ).
  5. Сообщайте сотрудникам о расписании смен не менее чем за месяц до начала рабочего дня.

При составлении расписания смен следует учитывать ограничения по рабочему времени для отдельных категорий граждан и по праздничным дням.

Формы учета рабочего времени

В рамках координации рабочего процесса каждая компания должна формировать определенные документы: табели учета рабочего времени, графики сменности, приказы персонала и т.д. Еще несколько лет назад все эти документы должны были быть созданы по типовым формам, но с начала 2013 года компании, предприятия и партнерства имеют возможность подготовить их самостоятельно.

Тем не менее, большинство организаций по-прежнему используют формы, предлагаемые Госкомстатом, потому что они наиболее удобны, просты и функциональны. В частности, учет рабочего времени и начисления заработной платы создается по форме Т-12 (поля этой формы заполняются вручную), а учет рабочего времени — по форме Т-13 (этот документ создается автоматическими учетными системами). Обе версии хранятся в одном экземпляре сотрудником, ответственным за расчет рабочего времени, а затем заполняются подписями сотрудника отдела кадров, руководителя структурного подразделения организации и направляются в бухгалтерию.

Записи рабочего времени должны храниться в течение пяти лет с момента окончания года, для которого они составляются. Это правило, однако, применяется только в том случае, если все сотрудники, чье рабочее время занесено в табель учета рабочего времени, работали в нормальных условиях. Однако, если хотя бы одна из них выполняла работу, классифицированную как опасная или вредная для здоровья, срок хранения табеля учета рабочего времени увеличивается до 50 лет.

При создании режима работы предприятия должны учитывать особенности производственного календаря на текущий год. Это единый документ для всей страны, в котором..:

  • Она содержит нормы рабочего времени на месяцы, кварталы и весь год с 24-, 36- и 40-часовой рабочей неделей.
  • Стандарты указаны для количества рабочих дней и дней отдыха в пятидневной неделе.
  • Включает информацию о дополнительных праздничных днях (в связи с праздниками) и особенностях перевода рабочих и нерабочих дней на дни до или после праздников.

Форма Т-13. Особенности формы

Давайте начнем с формы T-13, которая теперь гораздо чаще используется для прогона табелей учета рабочего времени.

Стандартизированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени очень хорошо известны специалистам по кадрам. Это не единственный, но, безусловно, самый стандартный способ записи отработанных часов. Если вы записываете вручную, воспользуйтесь формой Т-12.

Карта времени является известным инструментом для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 предоставляет подробную запись о причинах отсутствия на работе, в том числе об отпусках студентов на занятия, стажировках, а также о нескольких видах отпусков по болезни. Срок, на который завершается работа над документом, может быть менее 31 дня.

Завершенный Т-13 является основой для начисления заработной платы.

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В отличие от произвольных таблиц с аналогичным содержанием, Т-13 содержит данные о компании, включая форму собственности и OKPO. Номер документа вводится в соответствии с внутренними требованиями к табелю учета рабочего времени.

Название отдела также указано в верхней части формы. Помните, что руководитель соответствующего отдела (даже если заполнение табеля учета рабочего времени не входит в его обязанности) должен подписать заполненную форму.

Порядок работы сотрудников определяется решением ответственного лица. Наиболее распространенной является сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но также возможна сортировка по номеру сотрудника (столбец 3).

Отметьте дни в колонке 4:

Я (появляющийся) поденщик,
C — это государственный праздник,
ОТ — отпуск,
РП — посещение в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — Профессиональное развитие,
У — учебный отпуск по вызову из учебного заведения,
Б — больничный с больничным,
Т — неоплачиваемый больничный без отпуска по болезни.

Внизу я пишу количество часов, отработанных в день. В столбце 5 сложите число «I» в строке и количество часов. Вы получаете 4 значения за две половины месяца. В колонке 6 сложите значения и получите общее количество отработанных часов за месяц.

Количество часов для C, OT, K, B и других случаев не показано в четвертом столбце. Для этого используются колонки 10-13.

Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам

Табель рабочего времени. Т-13. Часть 1

Назначение кодов может быть различным (например, числовым). Конкретный формат не предусмотрен законом.

Х означает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разделен на две строки с неравными значениями. Для месяцев с 30 днями (например, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства красным цветом отмечен «несуществующий» 31 день)

Т-13 для ноября

Подача Т-13. Часть 2

Аналогичным образом, для февральских визитов заполняется форма Т-13.

В графах 7-9 указывается код платежа, количество дней и тип начисления. В нашем примере используются коды:

  • 2000 — это нормальный рабочий день,
  • 2300 — больничный (пенсия по инвалидности),
  • 2012 — праздники.

Альтернативное решение

Некоторые компании одобряют несколько упрощенную версию табеля учета рабочего времени без указания причин отсутствия. В столбце 4 приведены только 2 кода:

  • Я подённый рабочий,
  • Н — день не сработал.

Этот метод может быть неудобным, так как не регистрирует больничные листы.

Инструкция по заполнению и образец Т-13

Если у вас обычный пятидневный рабочий график, вы можете распечатать табель учета рабочего времени из вашей бухгалтерской программы. Он генерируется в последний день месяца на основании данных производственного календаря, больничных и отпусков, которые были введены в программу в течение месяца. Если программа автоматически не учитывает командировки и неоплачиваемые отпуска, их нужно будет вводить вручную.

Если вы заполняете карту времени самостоятельно, следуйте инструкциям.

В заголовке укажите название организации и структурного подразделения, для которого составляется табель учета рабочего времени. Введите код OKPO, серийный номер табеля учёта рабочего времени и дату его подготовки — последний день месяца. Отчетный период для табеля учёта времени составляет один месяц, поэтому вводите первый и последний день месяца.

В первой колонке главного раздела укажите порядковый номер сотрудника, имя, инициалы и должность сотрудника во второй колонке, а в третьей колонке — номер должности. Данные по второму и третьему столбцам находятся на личном билете работника Т-2 и вводятся в соответствии с порядком трудоустройства.

Четвертая колонка является самой большой и содержит информацию о перформансах и отработанных часах. Верхняя строка содержит алфавитный или цифровой код, а нижняя — часы. Коды приведены в разделе «Символы», всего 36.

Колонка 5 — это количество дней и часов, отработанных в течение первых 15 дней месяца и оставшейся части месяца. Шестой столбец — это общее количество дней и часов, отработанных за месяц. Введите дни в верхней ячейке и часы в нижней ячейке.

В графе 7 ввести цифровой код вида дохода из приложения № 1 к Приказу ФНС от 10.09.2015 г. № ММВ-7-11/387@. В графе 8 введите бухгалтерский счет, с которого были списаны затраты на оплату труда. В столбце 9 укажите количество дней, отработанных по каждому виду компенсаций: обычные рабочие дни отдельно, праздники отдельно, командировки отдельно и т.д. Если все сотрудники получали только заработную плату или другой вид оплаты труда, то код типа оплаты и номер счета можно ввести сверху, а столбцы 7 и 8 оставить пустыми.

Кроме того, в графах 10 и 11 должны быть указаны коды по причинам неявки и количество нерабочих дней или часов.

В конце месяца бланк подписывается ответственным лицом, начальником отдела и менеджером по персоналу.

Форма Т-12

Прежде всего, как и в любом другом учетном документе, в отчетную карточку необходимо сначала ввести данные организации: ее полное наименование с кодом ОКПО (берется из регистрационных документов), правовой статус (ИП, ООО, АО, ЗАО), а также структурного подразделения (отдела), за которое ведется отчет (при необходимости).

Далее введите номер внутреннего документа по управлению документооборотом в соответствующее поле и укажите отчетный период, который учитывает этот табель учета рабочего времени.

Завершение Т-12. Часть 1

Учёт рабочего времени в Т-12

Этот раздел является основным разделом в табеле учета рабочего времени — здесь происходит учет времени. Для начала необходимо ввести серийный номер сотрудника в первом столбце данного раздела, затем его имя и фамилию во втором столбце (желательно полное имя, чтобы избежать путаницы и ошибок). В третьем столбце введите номер записи сотрудника, который был назначен при приеме на работу (он уникален и никогда не повторяется).

В табеле учета рабочего времени на каждого сотрудника есть две строки — в них содержится закодированная информация о посещаемости или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме того, здесь также должна быть указана причина отсутствия, если таковая имеется.

В верхней строке указывается причина, а в нижней — количество реально отработанных часов, и если сотрудник не явился на работу, то нижнюю ячейку можно оставить пустой.

Следующим шагом является подсчет общего количества часов и дней, фактически отработанных за две недели, а в конце таблицы — результат подсчета за месяц.

Завершение Т-12. Часть 4

Завершение Т-12. Часть 5
Необходимо следить за тем, чтобы общее количество календарных дней в месяце совпадало с суммой рабочих, праздничных и государственных праздников, назначенных для каждого работника.

Следует сказать, что иногда лица, ответственные за заполнение табеля учета рабочего времени, вводят только ту информацию, которая относится к дням, когда сотрудник отсутствовал на работе. Однако этот вариант может привести к кадровым и бухгалтерским ошибкам, поэтому он не рекомендуется.

Дата и подписи ответственных лиц

После заполнения табеля учета рабочего времени ответственный сотрудник должен указать свою должность, а в соответствующих ячейках расписаться и поставить подпись и инициалы. Табель учета рабочего времени должен быть утвержден руководителем структурного подразделения или директором компании — с указанием должности, а также с проставлением своей подписи и тире. Последнее, что нужно включить — это дата заполнения табеля учёта рабочего времени.

Завершение Т-12. Часть 6

Инструкция по заполнению и образец Т-12

Заполнение формы Т-12 отличается. Рассмотрим только первый раздел по учету времени.

Различия появляются, начиная с колонки 8. колонки 8-17 заполняются только в конце отчетного месяца. В столбце 8 указано общее количество отработанных дней — сумма верхних ячеек в столбцах 5 и 7. В столбце 9 — сумма нижних ячеек в столбцах 5 и 7. В столбцах 10-13 — количество отработанных сверхурочных, ночей, выходных и других часов из столбца 9.

В колонках 14 и 16 указано количество дней и часов отсутствия. В колонке 15 должна быть указана причина отсутствия кода, взятого из той же ‘конвенции’. В колонке 17 должно быть указано общее количество выходных и праздничных дней в течение месяца для каждого сотрудника.

В конце месяца бланк подписывается ответственным лицом, начальником отдела и менеджером по персоналу.

Методы осуществления контроля

Современные технические средства предоставляют администрации широкие возможности для корректного учета рабочего времени всех сотрудников. Однако важно не нарушать личные права (например, гигиену, физиологические потребности).

Другими словами, можно контролировать время нахождения сотрудника на работе или сам рабочий процесс. В настоящее время работа сотрудников контролируется несколькими способами (см. таблицу 1).

Таблица 1: Методы контроля рабочего времени

Читайте также: Образец GAP с человеком для выполнения работы и случаи, в которые он вводится

Метод Описание
Через систему лицензирования Это может быть регистрация при входе на рабочее место (предприятие), а также регистрация времени выхода. Возможно установить систему вращающихся ворот с автоматической регистрацией въезда, выезда. Затем данные передаются в отдел кадров и на их основе составляются табели учета рабочего времени.
Запись с камер наблюдения Они устанавливаются на рабочем месте и фиксируют все время, в течение которого сотрудники выполняют свои задачи. Здесь можно очень четко просчитать все выходы с рабочего места «в своих интересах».
Оснащение автостоянок специальным измерительным оборудованием В этом случае учитывается въезд и выезд транспортных средств. Это могут быть личные автомобили сотрудников или служебные автомобили компании. Подходит для крупных компаний с огромной территорией.
Учет количества входов в учетную запись компьютера Подходит для технически подкованных компаний, которые хорошо управляют своими сетями. Таким образом, вы можете удаленно проверить всю работу сотрудника, а также его присутствие на рабочем месте.
Самоконтроль сотрудников Здесь каждый должен в конце дня сделать подробный отчет о работе, проделанной в течение дня (с разбивкой по часам).

Помните, что метод проверки выполняемых работ зависит от размера, специфики предприятия, его технического оснащения и пожеланий администрации.

Офисная работа

Офисные работники часто используют специальное программное обеспечение, которое предоставляет руководству информацию о количестве отработанных часов и времени, затраченном на выполнение отдельных задач. CRM-системы и программно-аппаратные комплексы, в том числе, имеют функцию контроля рабочего времени сотрудников:

  • «Битрикс24» — это своего рода «онлайн-офис» для управления бизнесом. Создатель и провайдер — 1С-Битрикс.
  • «Мегаплан» — позиционирует себя как систему для удаленной работы. В его арсенале: диспетчер задач, CRM, автоматизация бизнес-процессов
  • Timebook — это система WFM (Workforce Management) для управления временем и посещаемостью. Разработана одноименной российской ИТ-компанией, основанной в 2012 году.

Работа вне офиса

Помимо «сидячей» работы, есть производство, доставка и другие сферы, где люди не работают непосредственно за компьютером. Как записываются их рабочие часы? Например, благодаря использованию мобильных операторов — некоторые тарифы позволяют отслеживать местоположение и исполнение заказов водителями, курьерами и сотрудниками, которые постоянно находятся в движении во время выполнения своих рабочих задач.

По словам Натальи Бурчилиной, начальника отдела IoT МегаФона, среди основных пользователей службы контроля персонала МегаФона: торговые компании, грузоотправители, ремонтные бригады, компании с торговыми представителями и курьерские компании. «МегаФон» может обеспечить функциональность подтверждения смс-сообщениями. Защита обрабатываемых данных осуществляется в соответствии с требованиями Федеральной службы по техническому и экспортному контролю России, базы данных размещены в сертифицированных ЦОДах «МегаФон». — Наталья добавляет.

Служба также помогает создавать внутренние процессы, говорит Бурчилина.

Например, сотрудники фармацевтической компании продвигают продукцию в аптеках. За каждой из них закреплены аптеки в определенной области. Благодаря решению «Personnel Control» удалось выстроить эффективный рабочий процесс: клиент получал отчеты и аналитические данные по истории посещений сотрудниками определенных участков и оптимизировал их маршруты.

Некоторые компании используют данные системы пропусков для расчета рабочего времени, контроля задержек и сверхурочных. Также разрабатываются системы распознавания лиц: над ними работают NtechLab и Vision Labs. Это поможет сделать процесс более легким и прозрачным, так как теоретически вы можете передать свое удостоверение личности коллеге или придумать другой способ обойти ограничения.

Такая система полезна и для сотрудников. Например, в Калининграде суд поддержал иск, в котором сотрудник банка потребовал оплаты сверхурочных. Победа в таком случае возможна благодаря внутренней системе компании, которая покажет, что, например, менеджер ставит задачи в конце рабочего дня, и сотрудник сразу же приступает к их выполнению, работая, таким образом, сверхурочно.

Особые случаи

Есть еще несколько вещей, о которых нельзя забывать при расчете рабочего времени. Таким образом, для работников, труд которых связан с вредными или опасными условиями труда, начиная с 1 января 2014 года, учетный период ограничен 3 месяцами (ст. 104 Трудового кодекса РФ).

В 2015 году Трудовой кодекс РФ был уточнен следующим образом: если сезонность или технологический характер производства требуют продления учетного периода, то отраслевой (межотраслевой) договор и коллективный договор могут предусматривать продление учетного периода рабочего времени таких работников, но не более чем на один год. Однако такие соглашения еще не разработаны, а это означает, что компании не могут в одностороннем порядке отказаться от максимального трехмесячного учетного периода.

Другой трудной проблемой для работодателя является неудовлетворительная работа, связанная с результатами платежного периода. Это может быть результатом неумелого планирования смены. Если такой работник получает почасовую оплату, то его доход уменьшается, что означает, что работодатель обязан выплачивать ему заработную плату в размере до средней заработной платы. Незапланированные сдвиги могут быть также вызваны форс-мажорными обстоятельствами, когда во всем виноваты внешние факторы. В этом случае работодатель обязан удержать 2/3 заработной платы работника пропорционально отработанному времени (ст. 155 ТК РФ).

Происходит обратная ситуация — сверхурочная работа сотрудников. Сложность заключается в том, что HR-менеджер узнает о сверхурочных только в конце периода оплаты труда, сравнивая фактически отработанное время с нормой производственного календаря. При расчете важно помнить о днях, которые не были легально отработаны: отпуск, выходные, больничные и т.д. — Все они снижают норму. Далее определите, работал ли работник в течение оплачиваемого периода на законных основаниях. Эти дни уже оплачены не менее двух раз (ст. 153 ТК РФ), поэтому дополнительная оплата этих часов (дней) как сверхурочных не должна происходить (п. 4 Пояснения № 13/П-21 от 08.08.1966, утвержденного Постановлением Президиума ВЦСПС от 08.08.1966 № 465/П-21; Постановление Верховного Суда РФ от 30.11.2005 г.). Нет. ГКПИ05-1341). Если после всех расчетов работник все же отработал часы сверх нормы, работодатель выплачивает их по повышенным ставкам: за первые два часа — не менее полутора часов, за последующие часы — не менее чем в два раза (статья 152 Трудового кодекса).

Мы подчеркиваем, что крайне важно соблюдать правила учета времени. Это влияет на расчет заработной платы и надбавок за работу в ненормальных условиях. Правильно заполненные табели учета рабочего времени позволяют правильно рассчитать заработную плату сотрудника и, что важно, учесть все фактически отработанное время до выслуги лет.

Выходной день

В соответствии с Трудовым кодексом, работники должны отдыхать в течение этого времени. Если работник выполняет работу в выходной день, его рабочее время оплачивается по двойной ставке.

Подводя итог, можно сказать, что это правило не всегда срабатывает, так как в этом случае ТК РФ обязывает платить вдвойне только за праздничные дни, в то время как обычная суббота и воскресенье могут быть рабочими днями, а работник может отдыхать в другие дни недели.

Штрафы за несоблюдение требований ТК РФ касательно учета рабочего времени

Определение системы рабочего времени и ее контроль является обязательным для любой организации. Все соответствующие документы должны быть составлены правильно и подтверждать, что организация не нарушает требования Трудового кодекса РФ.

В противном случае в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ могут быть наложены следующие штрафы:

  • За нарушение законодательства о труде и охране труда должностные лица могут быть подвергнуты административному штрафу в размере от 1000 до 5000 рублей.
  • За нарушение законодательства о труде и охране труда при осуществлении предпринимательской деятельности без регистрации юридического лица налагается штраф в размере от 1 000 до 5 000 рублей. Также возможно принудительное приостановление работы организации на срок до 90 дней.
  • За нарушение законодательства о труде и охране труда юридическое лицо может быть оштрафовано на сумму от 30 000 до 50 000 рублей или принудительно отстранено от работы на срок до 90 дней.

Таким образом, организации имеют право на определенную степень свободы в определении системы рабочего времени и предпочтительных для них методов его учета, но все это должно быть в рамках установленных законом требований.

Ответственность работодателя

Администрация будет подвергнута административному штрафу в таком размере за нарушение процедур записи часов работы на предприятии:

  • до 5 тыс. руб. для конкретного руководителя за нарушение общего законодательства о труде, в том числе порядка учета рабочего времени;
  • до 5 тысяч рублей (для руководителя), либо удержание работы на срок до 90 дней, если нарушение законодательства о труде одновременно связано с отсутствием юридической регистрации работодателя;
  • до 50 тыс. рублей либо прекращение работы на срок до 90 дней, если юридическое лицо признано ответственным за нарушение норм труда.

Ответы на частые вопросы

  1. Как отразить сверхурочные? — Введите двойной код «I/C» в верхней части ячейки и часы, соответствующие каждому коду в нижней части, например

  2. Как можно прыгать с работы в выходные или праздничные дни? — По коду «RV» с часами внизу. Если работник получает дополнительный выходной за работу в праздничный день, кодируйте его «NV».

  3. Как следует показывать отпуск по болезни за нарушение режима? — В эти дни нет необходимости отмечать на табеле времени код «B». Пособие не выплачивается за дни, не перечисленные в таблице «Отпуск по болезни».

  4. Как сообщить в табель успеваемости об отпуске на медосмотр? — Используйте код «OB» или «27». Допускается также использование кода «E» или «40».

  5. Должен ли период простоя отражаться в табеле учета рабочего времени? — Да, есть. Код зависит от причины простоя. Если виноват работодатель, то «РП» или «31», если виноват работник, то «ВП» или «33», если никто не виноват, то «НП» или «32».

  6. На какую дату должен быть закрыт табель учета рабочего времени? — Он должен быть составлен в момент наступления факта хозяйственной жизни или, если это невозможно, сразу после его завершения (ст. 9 ч. 3 Закона № 402-ФЗ). Например, 28 февраля 2021 года является государственным праздником. Табель рабочего времени может быть закрыт 1 марта.

  7. Как долго будет храниться табель учета рабочего времени? — Пять лет с 1 января года, следующего за годом, для которого был составлен табель учета рабочего времени. Если работники работают в опасных или вредных условиях, необходимо хранить табель учета рабочего времени в течение 50 лет.

  8. Что произойдет, если вы не будете вести учет рабочего времени? — Штраф до 50 тыс. рублей за нарушение законодательства о труде, штраф до 50 тыс. рублей за неутверждение полной оплаты среднего заработка (п. 27 ст. 5 КоАП РФ), от 20 до 40% от суммы неуплаченного налога за неутверждение расходов документами (ст. 122 НК РФ).

Вывод

Невозможно однозначно сказать, стоит ли каждой компании автоматизировать выставление счетов за время, но техническое решение значительно упрощает процесс и помогает отслеживать прогресс вашей команды.

Тем не менее, основным правовым документом, используемым для учета рабочего времени, остается табель рабочего времени. Его использование в сочетании с этими программами помогает разрешать споры между работником и работодателем, а также может быть полезным обеим сторонам для защиты своих прав в суде.

Но не забывайте, что помимо использования технологий и учета времени, необходимо грамотно распределять задачи на этапе планирования.

Источники

  • https://naimtruda.com/otnoshen/uchet-rabochego-vremeni-sotrudnikov.html
  • https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/ponyatie-i-vidy-ucheta-rabochego-vremeni-po-tk-rf.html
  • https://rb.ru/story/work-hours/
  • https://www.kickidler.com/ru/for-it/methods-of-working/time-tracking-employees-methods.html
  • https://www.cleverence.ru/articles/biznes/uchet-rabochego-vremeni-sotrudnikov-chto-eto-takoe-kak-pravilno-ego-vesti/
  • https://www.audit-it.ru/terms/trud/uchet_rabochego_vremeni.html
  • https://kontur.ru/articles/4314
  • https://assistentus.ru/forma/t-12-13-tabel-uchyota-rabochego-vremeni/
  • https://www.B-Kontur.ru/enquiry/775-tabel-ucheta-rabochego-vremeni-2020

Оцените статью
CRM Expert - внедрение AmoCRM и Bitrix24