Топ самых популярных сервисов для управления проектами — каую выбрать?

Содержание
  1. Что такое проект и управление проектами
  2. Что такое системы управления проектами и зачем они нужны
  3. Как работают системы календарного планирования и контроля (СКПК)
  4. Как работают профессиональные системы управления проектами
  5. Цели и задачи использования систем управления
  6. Необходимость внедрения системы управления проектами с точки зрения менеджмента
  7. ИСУП или КИС?
  8. Как мы выбирали ИСУП
  9. Внедрение ИСУП
  10. Субъекты управления
  11. Объекты управления
  12. Внедрение СУПП
  13. Системы управления проектами
  14. Стандарт управления проектами предприятия
  15. Технология работы СУПП
  16. Этапы внедрения системы управления проектами предприятия
  17. Критерии выбора сервиса
  18. Совместная работа над файлами
  19. Постановка задач и контроль сроков
  20. Коммуникации участников проекта
  21. Рекомендации по выбору подходящей системы
  22. Совет 1: Относитесь к выбору системы управления проектами как к проекту
  23. Совет 2: Сформулируйте бизнес-задачу
  24. Совет 3: Ставьте цели по оптимизации
  25. Совет 4: Опишите планируемый процесс управления проектом
  26. Совет 5: Включите соответствующие программные средства в процесс управления проектом
  27. Совет 6: Сгенерируйте требования при помощи описания процесса
  28. Совет 7: Составьте окончательный список из трех поставщиков
  29. Совет 8: Протестируйте поставщика продуктов
  30. Топ бесплатных систем управления
  31. YouGile
  32. Trello
  33. Плюсы Trello
  34. Недостатки Trello
  35. Тарифы Trello
  36. Битрикс24
  37. Что важно знать о программе
  38. Pyrus
  39. Jira
  40. Что важно знать о программе
  41. ClickUp
  42. Advanta
  43. Что важно знать о программе
  44. Wrike
  45. Что важно знать о программе
  46. Asana
  47. Worksection
  48. Что важно знать о программе
  49. ToDoist
  50. GitHub
  51. Простой бизнес
  52. Flowlu
  53. Что важно знать о программе
  54. MS Project
  55. Что важно знать о программе
  56. Slack
  57. Podio
  58. Что важно знать о программе
  59. Платные
  60. Monday.com
  61. Яндекс.Трекер
  62. Мегаплан
  63. Comindware
  64. Что важно знать о программе
  65. ПланФикс
  66. Pyrus
  67. Gantter
  68. GanttPRO
  69. Преимущества и недостатки систем управления проектами
  70. Преимущества
  71. Недостатки систем управления
  72. Заключение

Что такое проект и управление проектами

Проект — комплекс мероприятий по достижению намеченной цели при ограниченных сроках и ресурсах.

Управление проектом — методология организации, планирования, управления, координации трудовых, финансовых и физических ресурсов на протяжении всего проектного цикла с целью эффективного достижения поставленных целей путем использования современных методов, приемов и технологий управления для достижения результатов, указанных в проекте с точки зрения состава и объема работ, стоимости, сроков и качества.

Что такое системы управления проектами и зачем они нужны

Системы управления проектами (PMS) — это онлайн-программы и сервисы, которые помогают планировать задачи, составлять графики, распределять ресурсы и отслеживать работу каждого специалиста и всей команды в целом. В прошлом все PMS были разделены на два типа в зависимости от их функциональных возможностей:

  1. Системы планирования и управления (PCS). Это автономные программы, в которых вы можете установить командные и специальные цели, создавать графики и расписания, планировать расходы, а также генерировать отчеты по мере достижения целей. Первые PPCS считались системами начального уровня, но в последние годы их возможности значительно возросли.
  2. Профессиональные системы управления проектами. Это специальные комплексы, состоящие из инструментов и модулей, предназначенных для решения различных, в том числе и специфических задач. Например, с помощью инструментов PMS можно моделировать и анализировать риски, выбирать из команды специалистов, которые лучше справляются с поставленными задачами, определять сроки реализации проекта при различных финансовых затратах.

Работа систем управления проектами на словах кажется сложной и непонятной, но на практике все по-другому. Позвольте мне показать вам пример.

Как работают системы календарного планирования и контроля (СКПК)

Если вы работали в команде над большим проектом, вы, вероятно, знакомы с такой службой, как Trello. Это облачная система планирования и управления. Чтобы организовать свою работу в Trello, необходимо создать инструментальную панель, которая визуализирует весь проект — от его этапов и конкретных задач, до крайних сроков выполнения каждой задачи и профессионалов, которые отвечают за их выполнение. Например, колонки делят весь проект на основные вехи, а конкретные задачи вводятся в карты, которые по мере их завершения перетаскиваются из одной колонки в другую.

Как работают системы календарного планирования и управления

Если у вас есть команда профессионалов, работающих над проектом, дайте им доступ к этой доске в Trello — они увидят тот же самый интерфейс, что и вы. Вы можете присоединить пользователей, которые подключаются к доске, к картам (заданиям). Чтобы члены команды не потерялись в столько информации, вы наклеиваете ярлыки на карточки. Например, для разработчиков вы создаете ярлык одного цвета и прикрепляете его к картам, содержащим их задания. Вы используете тот же принцип для обозначения задач для других профессионалов.

Если за одну и ту же задачу отвечают несколько членов команды, то в настройках этой вкладки вы указываете соответствующие метки и добавляете контрольный список. Когда специалист выполняет свою задачу, он выбирает соответствующий флажок в этом списке:

Как работают системы управления проектами

Чтобы контролировать сроки выполнения всех задач в проекте, установите сроки выполнения для каждой карточки в календаре.

Панель управления проектом

Никто не застрахован от человеческих ошибок. Из-за большой нагрузки профессионал может забыть о задаче и пропустить сроки. Для предотвращения этого, в дополнение к крайнему сроку, установите напоминание об открытке и укажите, когда оно должно сработать. В указанную дату и время специалист получит электронное письмо со ссылкой на карточку, на которую он назначен, и информацией о необходимости завершения задания.

Как работают профессиональные системы управления проектами

Этот же принцип используется в профессиональных системах управления проектами. Однако, есть несколько нюансов. Чаще всего такие PMS-системы — это не облачные сервисы, а программы, поддерживающие интеграцию с другим корпоративным программным обеспечением. И даже если это не так, это можно исправить.

Профессиональные системы PMS имеют модули, в которых менеджеры проектов могут прогнозировать и моделировать риски, а также рассчитывать сроки сдачи проекта при изменении ряда условий, определяемых переменными. Например, определить вероятность завершения проекта при сокращении бюджета на 30%, при замене нескольких сотрудников или при исключении ряда работ.

Каждый специалист видит «свой» CMS-интерфейс. В нем показаны задачи, которые относятся к его/ее компетенции, и общий ход выполнения проекта. Работники не отвлекаются на то, что не должны делать, поэтому они экономят время и нервы и работают более продуктивно. Такой подход оказывает положительное влияние на работу всего коллектива.

Вы можете презентовать проекты любой сложности на доске в Трелло и других СПМ, но не забывайте об этом самом человеческом факторе. У многих специалистов есть проблемы с дисциплиной и самоорганизацией. Они будут пропускать электронные письма, уведомляющие их о сроках и прибытии новых задач, которые являются частью их обязанностей. Такие риски минимизируются менеджером проекта. Он не только размещает новые задания на доске и следит за существующими, но и поддерживает личный контакт со всеми специалистами. Это единственный способ добиться скоординированной командной работы без нарушения сроков и отговорок вроде «Я не видел этой задачи», «Я не знал, что должен был сделать макет вчера» или «Никто мне ничего не говорил».

Цели и задачи использования систем управления

Рассмотрим основные цели использования систем управления:

  • Повышение эффективности работы персонала проекта.
  • Повышение эффективности управления со стороны руководителя.
  • Повышение общей эффективности управления: осуществление проекта в установленные сроки, сведение к минимуму сопутствующих расходов.

Основные задачи, выполняемые системами управления:

  • Создание инструментов для планирования и контроля выполнения поставленных задач.
  • Создать платформу для доступа сотрудников к информации, необходимой для работы над проектом, и к инструментам, необходимым для решения текущих задач.
  • Возможность проверить рабочую нагрузку сотрудника, чтобы решить, следует ли привлекать его к дополнительной работе.
  • Обеспечить эффективное перераспределение нагрузки.
  • Создание инструмента для автоматизации работы над рутинными задачами.
  • «Прозрачность» статуса всех текущих проектов.
  • Способность отслеживать изменения.
  • Контроль над сроками проекта.
  • Контроль соответствия текущих проектов целям компании.

ДЛЯ ДАЛЬНЕЙШИХ ДЕЙСТВИЙ! Понятно, что системы управления важны как с точки зрения решения текущих задач, так и с точки зрения стратегии компании. Они необходимы, когда компания осуществляет несколько проектов одновременно. Если одним проектом можно полностью управлять без автоматизации, то это непреодолимая задача при решении нескольких задач.

ВАЖНО: Разным отраслям промышленности требуются системы управления со своими специфическими особенностями. Например, специальные системы требуются для строительных, инвестиционных, инновационных, организационных проектов.

Необходимость внедрения системы управления проектами с точки зрения менеджмента

Система управления проектами может быть внедрена в организации только в том случае, если топ-менеджмент предан и целеустремлен. Если руководитель организации не видит необходимости в внедрении такой системы, то ее внедрение обречено на провал и/или бессмысленно.

Именно руководство берет на себя ответственность за внедрение инноваций или изменение организационных процессов. Система управления проектами — это способ внесения изменений в процесс управления проектами в организации, которому сотрудники могут сопротивляться. Это сопротивление связано с необходимостью освоения новых инструментов и методик, адаптации к новым бизнес-правилам и изменения всего процесса управления проектами.

ИСУП или КИС?

Как правило, принято считать, что IPMS и CIS (Корпоративная информационная система) — это практически одно и то же. Это неправда. Я считаю, что ИСУП является основой СНГ, по сути, фондом. IPMS — это универсальное решение, не учитывающее специфику любого предприятия или отрасли, набор функциональных блоков и модулей. CIS — это решение, адресованное конкретному, то есть уникальному заказчику.

Построение СНГ начинается с внедрения системы управления проектами. Только когда PMIS охватывает все внутренние и внешние сферы деятельности данного предприятия, полностью адаптируется к его специфике, развивает все механизмы взаимодействия, добавляет инструменты поддержки принятия решений, можно говорить о формировании ИСС.

Дорога от ИПМС к СНГ достаточно сложная. Приобретается как положительный, так и, что немаловажно, отрицательный опыт. Компании, проделавшие весь этот путь до конца, действительно выплачивают дивиденды по целому ряду направлений (повышение эффективности управления, снижение затрат, построение оптимальной структуры, повышение квалификации персонала, в конечном счете, улучшение функционирования компании и повышение ее конкурентоспособности).

Очень важным фактором, влияющим на длительность поездки из IPMS в СНГ, является выбор разработчика и поставщика IPMS.

Как мы выбирали ИСУП

На рынке представлены десятки решений по автоматизации предприятий. Самый известный: BAAN, SAP R/3, Oracle Applications. В России наиболее популярны: SAP R/3 и Галактика.

Руководство решило приобрести систему из среднего или более низкого ценового сегмента рынка, разработчик которой предоставит программный код для дальнейшего развития системы IT-отделом.

О том, как правильно выбрать IPMS, написано во многих статьях. Каждый, кто сталкивается с этой проблемой, читает их и делает выбор по-своему. Наша компания не была исключением. Мы не проводили тщательную оценку предложений, не делали SWOT-анализ. Одна из компаний, разрабатывающих IPMS, особенно настаивала, утверждая, что в их системе все функциональные блоки и модули работают безупречно, а то, что дополнительно необходимо нашей компании, будет реализовано в течение шести месяцев. Оказалось, что мы были очень доверчивы. В результате мы купили «сырое» решение, на исправление и модификацию которого ушло огромное количество времени. Поэтому я заявляю ответственно: организуйте презентацию обдуманных решений, не спешите принимать предложения, собирайте как можно больше информации, проводите тендеры, анализируйте все риски! Выбирайте не программное обеспечение, а комплексное решение.

Если возможно, попросите консалтинговую фирму провести исследование вашей компании, в результате которого будут построены модели бизнес-процессов «как есть» и «как должно быть». После анализа этих моделей будет проще выбрать IPMS. Раньше мы думали, что это пустая трата денег и что они нам не нужны. Позже мы пожалели об этом не раз. В итоге мы потратили больше денег и времени.

Будет также полезно связаться с компаниями, которые уже внедряют аналогичную систему управления проектами.

Внедрение ИСУП

После долгих и утомительных процедур исправления ошибок, тонкой настройки и настройки приобретенной системы, мы, наконец, приступили к ее реализации. Была сформирована рабочая группа, состоящая из большинства сотрудников IT-отдела (10 человек) и двух-трех «продвинутых» специалистов из каждой области, вовлеченных в реализацию.

Всего было 19 человек. Мы никого не заставляли участвовать в рабочей группе, мы включали только волонтеров. В то же время, разумеется, мы оценивали их квалификацию и опыт. Мы создали систему мотивации. Мы проработали вопросы общения между членами рабочей группы.
Но потом появились новые проблемы, о которых мы раньше подозревали, но не продумали механизмы их решения. Поэтому еще один вывод: перед покупкой системы необходимо описать алгоритмы решения всех проблем, связанных с внедрением системы управления проектами.

В таблице перечислены основные:

Проблема Наше решение
Сотрудникам компании не нравится новая система и команда по ее внедрению. Они не понимают, что это такое. Они боятся потерять работу. Мы имеем дело с открытым и тайным саботажем. После начала внедрения системы выяснилось, что многие сотрудники компании, в том числе руководители отделов, не выполняли «запросы» в виде записок от членов команды внедрения, таких как назначение сотрудников на возможные консультации, предоставление документации для описания бизнес-процессов и др. Реализация затянулась. Исходя из этого, мы ввели термин — «политика осуществления». Политика осуществления была следующей: группа по осуществлению убеждала руководство в необходимости уделять первоочередное внимание всей работе, связанной с внедрением ИСУП. Директор компании подписал приказ, согласно которому руководители отделов должны были оказать всю помощь группе внедрения и доставить все необходимые материалы в течение короткого периода времени. Одновременно была запущена так называемая PR-акция, суть которой заключается в разъяснении работникам предприятия целей и задач внедрения новой системы, убеждении их в необходимости и полезности перехода на новые технологии путем публикации статей на информационных стендах предприятия. Внимание работников было обращено на то, что новая внедренная система облегчит их работу, они будут обучать, повышать свою квалификацию, предприятие будет работать более эффективно, повысится его доход и благосостояние работников.
Те сотрудники, которые откажутся от обучения и работы по новой системе, будут понижены в должности и получат заработную плату.
Реализация продолжается.
Квалификация сотрудников компании (конечных пользователей), которые будут взаимодействовать с системой, низка, что препятствует эффективной работе системы. Обучение по модулям IPMS было организовано, в первую очередь, группой внедрения в компании-разработчике. Впоследствии специалисты группы внедрения обучили сотрудников подразделений компании в специально созданном учебном центре, где компьютеры содержали рабочие станции (автоматизированные рабочие места) системы IPMS, подключенные к локальной сети. Одновременно с обучением сотрудники отрабатывали взаимодействие модулей системы. Для повышения эффективности обучения были записаны демо-ролики и подготовлены презентации по каждому модулю.
Компания использует устаревшие системы и приложения собственной разработки, которые не могут быть полностью брошены или интегрированы с другими системами. Преобразование данных, накопленных за многие годы, из старой системы в новую было одним из условий заключения договора с компанией-разработчиком. Для решения этой проблемы была создана локальная рабочая группа, состоящая из специалистов компании, много лет эксплуатировавших старые системы и приложения, и специалистов компании-разработчика.
Существующий парк компьютерного оборудования не отвечает требованиям системы — недостаточная производительность компьютера, низкая пропускная способность сети. Средства были направлены на развитие сети и обновление компьютерного парка. Для экономии были приобретены мощные серверы, к которым подключались и использовались в качестве терминалов «слабые» компьютеры.
Некоторые из модулей системы являются достаточно функционально завершенными, а некоторые менее чем наполовину или их функциональная часть нуждается в существенном перепроектировании, т.е. они не соответствуют нашим требованиям (требованиям заказчика) к модулям IPMS. Было принято решение и далее согласовано с компанией-разработчиком, что модули системы, не отвечающие требованиям заказчика, будут разрабатываться в соответствии с техническим заданием команды внедрения.

Субъекты управления

Мы рассматриваем всех активных участников проекта, взаимодействующих в разработке и принятии управленческих решений (управленческий и технический персонал компании, закрепленный за проектом) в качестве управленческих акторов.

Объекты управления

Объектами управления являются:

  • Папка проекта — собрание проектов предприятия, организованное в иерархическую структуру.
  • Tempus — коллекция проектов предприятий, организованная в иерархическую структуру по темам.
  • Проект — комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на достижение поставленных целей с установленными бюджетными потребностями, ресурсами в установленные сроки.
  • Этапы (фазы) жизненного цикла проекта — логически взаимосвязанные проектные мероприятия, в процессе завершения которых достигается один из основных результатов проекта.

Внедрение СУПП

Реализация всех функциональных возможностей системы PPM сразу могла бы оказаться непростой задачей, так как большинство конечных пользователей только начали внедрять новую технологию. Поэтому было принято решение осуществлять функции планирования и управления последовательно, от простого к сложному.

Мы решили, что начнем с планирования и контроля временных параметров, затем освоим функции планирования затрат и только потом перейдем к планированию и контролю ресурсов. Было принято решение начать внедрение системы управления проектами с департаментов, имеющих достаточно квалифицированных сотрудников. Как только у нас появилась первая группа пользователей, освоивших систему, мы приступили к распространению новой технологии на другие подразделения.

Системы управления проектами

Системы управления проектами — это системы, обеспечивающие информационную поддержку жизненного цикла проекта, эффективное планирование и управление ходом работ, а также соблюдение заранее определенных стандартов и требований.

Существуют десятки систем управления проектами. Самые популярные из них — Microsoft Project, Primavera Project Planner, Spider Project, Open Plan.

Стандарт управления проектами предприятия

Переход на современные средства общеорганизационного управления проектами не может произойти без создания или обновления существующего стандарта управления проектами.

Стандарт управления проектами предприятия — набор документов, объясняющих или предписывающих, как, в каком порядке, в какие сроки, по каким шаблонам должны выполняться те или иные действия в процессе управления проектами.

В нашем случае в компании существовал отдел (группа управления сетью), который осуществлял непрерывное дискретное планирование на основе разработанных в отделах сетевых моделей. Все сетевые диаграммы строились на миллиметрах и передавались в группу управления сетью (NMS), после чего операторы NMS вводили данные с них в компьютер. Нормативно-правовая база, регулирующая деятельность NMS, была разработана в 1970-х годах, и ее описание было покрыто огромным слоем пыли. Создавалось впечатление, что он был прочитан только тогда, когда был написан. После его изучения было решено, что его нельзя модернизировать. Поэтому нам пришлось создавать всю нормативную и нормативную документацию с нуля. И мы начали с корпоративного стандарта управления проектами. Его состав описан ниже в главе «Этапы внедрения системы управления проектами в компании».

Технология работы СУПП

Работа с проектами предприятия происходит в модуле UP и завершается в два этапа:

  • стадия разработки проекта;
  • стадия реализации проекта.

На этапе «Генерация проекта» инициируется: санкционированный старт проекта или следующий этап его жизненного цикла (фаза), планирование: непосредственное создание структуры и перечня мероприятий, их продолжительность, определение этапов, связи между мероприятиями в рамках проекта и с мероприятиями других проектов, назначение руководителей проекта, проектных групп, назначение сотрудников на мероприятия (из записей сотрудников в модуле «Кадровые ресурсы» системы ИИСУП).

Причиной запуска каждого задания является документ обоснования, который создается и хранится в модуле
«Система управления документами», но доступна в модуле PM для просмотра и назначения. По каждому виду деятельности можно создать бюджетную статью (выбирая из бюджетных статей в модуле «Финансы» ИПМС) для дальнейшего формирования бюджета проекта. Ресурсы могут быть назначены на мероприятия (из списка «Ресурсы» в ИСУП). После разработки графика проект выверяется и утверждается. Модуль предоставляет следующие четыре этапа состояния проекта:

  • В стадии разработки;
  • После одобрения;
  • Готов к утверждению;
  • Одобрено.

После прохождения вышеуказанных этапов проект вступает в «фазу реализации», в которой происходит непосредственная реализация проекта: реализация плана проекта, контроль проекта: мониторинг, выявление случаев отклонения фактической реализации плана проекта от запланированной и принятие корректирующих мер, а также завершение проекта.

Все изменения на этапе реализации регистрируются и для каждого изменения (исправления) создается соответствующий оправдательный документ в модуле «Управление документами» с возможностью его просмотра в модуле PM.

Этапы внедрения системы управления проектами предприятия

Этап 1: Разработка корпоративного стандарта управления проектами компании. Нормативная база для управления проектами:
— положения, определяющие общую структуру системы управления проектами в компании;
— Методические и нормативные документы по основным процедурам и функциям управления;
— подробные инструкции по использованию процедур и функций управления;
— шаблоны рабочих документов ЕС и формы управленческого отчета.
Шаг 2: Создание проектного офиса на основе команды управления сетью. Проектный офис (ПО) — подразделение, осуществляющее профессиональную методологическую, информационную, административную и технологическую поддержку управления проектами в компании.
Функции программного обеспечения — Обеспечение единой методологии, стандартов, процедур и шаблонов для деятельности в рамках общеорганизационных проектов, создание стандартных проектов, обучение пользователей, мониторинг эффективности проектов, ведение статистики, создание и ведение архивов проектов, создание и составление отчетов по проектам.
Шаг 3: Определите сотрудников компании, чья деятельность по составлению графиков и управлению проектами должна быть перенесена в систему управления проектами (PPMS). PPM — модуль управления проектами интегрированной системы управления предприятием и доставки.
Этап 4: Внедрение модуля PM, установка и настройка его оборудования на рабочих местах сотрудников проектного офиса и подразделений. Установка и настройка компьютерного оборудования (устройств). Установка и настройка программного обеспечения (модуль IPMS).
Шаг 5: Обучение сотрудников в соответствии с их функциональными обязанностями в рамках проектной деятельности компании. Повышение квалификации и развитие практических навыков сотрудников компании в системе управления предприятием.
Шаг 6: Передача проектной деятельности предприятия в ППСУ. Повышение эффективности планирования проектной деятельности на предприятии. Применение современных программных и аппаратных средств. Сокращение времени, затрачиваемого на ввод, сортировку, поиск, обработку информации и получение отчетов. Повышенная защита информации от несанкционированного доступа.
Шаг 6.1 Организовать преобразование данных из старой системы в новую. На основании объема работ загрузите и отправьте данные разработчику IPMS, чтобы он преобразовал их в PPM.
Шаг 6.2 Разграничение доступа Ограничение доступа пользователей к объектам БД с использованием ролей и разрешений, назначенных администраторами IPMS.
Шаг 6.3 Создание типичных проектов в новом рабочем представлении. Модернизировать существующие стандартные образцы, анализировать необходимость создания и направлять создание новых образцов.
Шаг 6.4 Централизовать ввод данных по проектам и внести коррективы в проекты. На данном этапе планируется дублировать ввод проектной информации в старой и новой системах во избежание потери информации. На этапе разработки проекта и на этапе его осуществления ввод и корректировка данных сотрудниками отделения по проекту осуществляется централизованно.
Шаг 6.5 Децентрализованный ввод проектных данных на этапе разработки проекта, централизованное выполнение проектных изменений. На данном этапе планируется создание территориально распределенных, локально объединенных в сеть рабочих мест менеджера проекта для децентрализованной подготовки проектной информации на стадии разработки проекта.
На этапе разработки проекта менеджер проекта, вводя данные проекта, может создать несколько вариантов план-графиков для одного проекта с целью выбора наиболее эффективного и приемлемого варианта.
Менеджер проекта после формирования проекта утверждает его высшему руководству и переводит его на фазу реализации. На этом этапе у проекта есть куратор (сотрудник проектного офиса), который осуществляет мониторинг реализации проекта. По запросу супервайзера, на основании документа, обосновывающего внесение исправления, супервайзер производит коррекцию непосредственно в модуле PM.
Исполнительная фаза доступна менеджерам проектов только для ознакомления.
Все корректировки и отчетность по проектам, находящимся на этапе осуществления, осуществляются в централизованном порядке сотрудниками отделений по проектам.

Критерии выбора сервиса

Если взять беглый подсчет, то на отечественном и зарубежном рынке управления проектами существует более сотни систем управления проектами. Они отличаются ценой, набором инструментов, удобным интерфейсом и другими параметрами. Выбрать лучший сервис или программу среди такого разнообразия сложно, но не невозможно.

Цена. Первый параметр, на который следует обратить внимание. Некоторые системы управления проектами распространяются бесплатно (полностью или с ограничениями), другие лицензированы. Стоимость лицензии может составлять 800-1000 долларов. Если у вас нет большого бюджета, выбирайте бесплатные услуги и программы. Они будут иметь ограниченный набор инструментов, но его обычно достаточно для небольшого проекта. Для сложных и крупных продуктов лучше выбрать платную, профессиональную PMS.

Удобство использования интерфейса. Интерфейс сервиса должен быть удобным и понятным для всех членов команды. В противном случае время, которое профессионалы могли бы потратить на выполнение своих задач, будет потрачено на ознакомление с интерфейсом и возможностями сайта. Это приведет к задержкам в реализации проекта.

Набор инструментов. Создайте список инструментов, которые вам обязательно понадобятся в процессе работы над проектом. Например, планирование, группировка задач с возможностью комментирования, фильтрация по определенным параметрам, отслеживание времени, моделирование и анализ рисков, а также экспорт и импорт данных. Как только список будет готов, все, что вам нужно сделать, это просмотреть функции услуг и выбрать тот, который наилучшим образом соответствует вашим потребностям.

Простота общения. Очень желательно, чтобы система управления проектами имела удобный чат для всех сотрудников, что особенно важно при организации удаленной работы для сотрудников. Если инженеры обсуждают задачи по почте, в социальных сетях или в системе мгновенного обмена сообщениями, существует высокий риск того, что важная информация будет утеряна или вообще не дойдет до адресата. Более того, как менеджеру проекта, вам придется прочитать десятки электронных писем, отсортировать данные и передать их дальше. Это требует огромного количества времени и усилий.

Совместная работа над файлами

Ключевым требованием к системе управления проектами является облачное хранилище — об этом мы уже писали в обзоре лучших облачных сервисов для бизнеса. Пользователи должны иметь быстрый доступ к базе знаний и другой соответствующей информации, иметь возможность использовать новую версию того же файла и отслеживать изменения в режиме реального времени.

Постановка задач и контроль сроков

Функциональные возможности системы управления проектами должны обязательно включать в себя возможность создавать задачи, назначать ответственных за их выполнение, устанавливать сроки и контролировать их выполнение. Таким образом, система управления проектами имеет простое преимущество — каждый сотрудник будет видеть объем работ, а менеджер будет четко видеть объем и сроки выполнения проекта. Это, а не пресловутая многозадачность (мы развенчали этот миф в нашей статье) — священный смысл командной работы.

Коммуникации участников проекта

Огромную роль играют совместные обсуждения в команде. Для этого в офисах появились открытые пространства, а для удаленных команд используются групповые чаты и командные коммуникаторы. Для хорошего управления проектами очень важно, чтобы переписка и прочее общение в команде происходило структурировано — с удобным разделением на темы. Дискуссии по вопросам, связанным с работой, должны быть надлежащим образом «зарезервированы», что устраняет необходимость поиска деталей проекта в пяти коммуникаторах и трех почтовых ящиках.

Рекомендации по выбору подходящей системы

Система управления проектами выбирается с учетом конкретных потребностей организации. Должны быть определены функции и инструменты системы, которые потребуются. Только в этом случае можно приобрести программное обеспечение. Выбранная система должна быть способна выполнять следующие задачи:

  • Применение основной функциональности. Наличие возможностей для его постепенного улучшения.
  • Быстрый запуск всех основных процессов. Приблизительное время запуска — 1-2 недели.
  • Простая в использовании, легкая в освоении система.
  • Удобный интерфейс.

Система должна быть достаточно гибкой: способной перенастраиваться, адаптироваться, совершенствоваться в соответствии с текущими задачами.

Совет 1: Относитесь к выбору системы управления проектами как к проекту

При выборе решения для управления бизнесом, процесс выбора должен управляться так же, как и любой другой проект. Использование эффективной методологии управления проектами при выборе системы управления проектами гарантирует, что выбранное решение наилучшим образом соответствует требованиям и целям, для которых оно предназначено. Чрезмерно функциональное решение с избыточными функциями, которые вряд ли будут использоваться, не обязательно лучше, чем более простое решение, которое удовлетворяет основным потребностям вашего бизнеса. Помните, однако, что простое решение может не соответствовать будущим потребностям вашего бизнеса по мере его роста. Используйте методы управления проектами в соответствии с вашими потребностями и требованиями, устраняя при этом ненужные функции и возможности, предлагаемые поставщиками программного обеспечения.

Совет 2: Сформулируйте бизнес-задачу

Поставить бизнес-задачу для обеспечения выбора системы управления проектами. Действительно ли ваша текущая система или инструмент не в состоянии обеспечить необходимую функциональность для управления проектами и ресурсами? Ваши специфические потребности превышают возможности существующей системы? Результаты вашего проекта не соответствуют ожиданиям руководства? Первые две проблемы легче решать при смене инструмента, в то время как третья проблематичнее. Если ваши процессы несовершенны или вообще отсутствуют, то внедрение сложного инструмента не решит эту проблему, а добавит еще несколько.

Совет 3: Ставьте цели по оптимизации

Для определения и приоритизации требований необходимо на ранней стадии процесса выбора решения по управлению проектом установить цель, которая позволит оптимизировать этот процесс. Руководитель проекта по отбору бизнес-решений должен документировать и согласовывать как текущее состояние процесса отбора, так и желаемое состояние. Установите измеримые цели для достижения желаемого результата. Это позволит поддерживать процесс выбора системы в соответствии с потребностями вашего бизнеса, а не зависеть от ненужных функций и возможностей программного обеспечения, предлагаемого поставщиком.

Совет 4: Опишите планируемый процесс управления проектом

Перед выбором системы опишите запланированный процесс управления проектом. Если текущий процесс управления проектом работает неэффективно, исправьте его. Если конкретные цели управления проектом не достигаются, проведите анализ первопричин для выявления необходимых улучшений в текущем процессе. И пока процесс управления проектом не будет точно описан, отложите дальнейшие действия по выбору системы.

Совет 5: Включите соответствующие программные средства в процесс управления проектом

Используйте процесс управления проектами в качестве контекстной демонстрации того, как различные программные инструменты и приложения используются на протяжении всего жизненного цикла проекта. Опишите вводимые ресурсы, результаты, извлеченные уроки, советы и хитрости для использования инструментов. Не ограничивайте интеграцию программных средств только приложениями для управления проектами.

Совет 6: Сгенерируйте требования при помощи описания процесса

В описании процесса будут определены критические требования для успешного применения решения по управлению проектом. Используйте описание процесса для получения полного перечня требований, включая как те, которые должны быть учтены в новой системе, так и те, которые должны быть учтены за ее пределами.

Совет 7: Составьте окончательный список из трех поставщиков

Окончательный список поставщиков программного обеспечения должен быть кратким. Подробный набор требований позволит выявить потребности, которые могут быть удовлетворены двумя или тремя поставщиками. Слишком много поставщиков решений в окончательном списке — это указание на то, что определение требований не давало отличительных особенностей, и что любой продукт будет работать на вас.

Совет 8: Протестируйте поставщика продуктов

Закажите систему у поставщика для тестирования. Протестируйте каждый из предложенных продуктов из короткого списка поставщиков, используя данные, наилучшим образом отражающие ваш бизнес. Получить информацию от опытных сотрудников, обладающих знаниями в области бизнес-приложений, для оценки возможностей системы и результатов тестирования продукта.

Топ бесплатных систем управления

В этом обзоре я ранжировал системы по порядку — от «самых свободных» до тех, которые имеют бесплатную версию только для целей оценки.

YouGile

«Настоящая» бесплатная версия (на основе облачных вычислений). Если у вас до 10 пользователей, вы можете делать все, что угодно, и это абсолютно бесплатно. Функциональность не ограничена. Можно работать с целым отделом. Общайтесь в чате, обменивайтесь файлами без ограничений по весу, создавайте столько проектов, досок, задач, сколько хотите; настраивайте права доступа, совместно используйте доски и персональный планировщик задач.

Что ты на самом деле можешь сделать бесплатно:

  • Создавайте любое количество проектов, досок, задач и подзадач.
  • Построить структуру компании: отделы, менеджеры, руководители.
  • Настройка прав доступа для облегчения сотрудничества с фрилансерами, подрядчиками и клиентами.
  • Разместите ссылку на форум для всех, кто не является пользователем системы, и пусть оставляет свои комментарии.
  • Сортируйте задачи в личном графике, просматривайте свои собственные задачи отдельно, а задачи других людей отдельно.
  • Общайтесь в чатах, таких как обмен мгновенными сообщениями, файлами, цитируйте коллег и вставляйте смайлики, когда слов недостаточно.
  • См. различные отчеты и резюме.
  • Украсьте и добавьте на доски все, что хотите — фоны, наклейки, таймеры, секундомеры, встречи, контрольные списки.

Который доступен только за деньги:

  • Используйте систему в командах более 10 человек.
  • Купите коробочную версию.

Trello

Наиболее подходит для широкого коллективного сотрудничества (9,99 долл. США в месяц).

Trello — это продуктивная платформа, позволяющая сотрудничать с командой и выполнять больше работы за ограниченное время. Приборные панели и вкладки организуют Вашу работу и помогают расставлять приоритеты для срочных задач.

Он также известен своим простым перетаскиванием интерфейса. Например, Вы можете легко перетаскивать карточки заданий из одной секции в другую.

В целом, это позволяет вам определить вехи для ваших проектов — от начала до конца. Вы можете дать каждой карточке имя, назначить ее всем членам команды, установить срок окончания и многое другое.

Кроме того, имеется встроенный помощник по автоматизации рабочего процесса, который выполняет множество задач от вашего имени:

  • Команды на графике проекта .
  • Триггеры (важные индикаторы изменений), основанные на правилах.
  • Своевременные уведомления.
  • Создавайте пользовательские карты.

Ключевые особенности:

  • Встроенный инструмент автоматизации «Butler»[7] — автоматизирует весь процесс управления задачами, выполняя несколько задач, в том числе команды по отслеживанию календарных назначений, установке напоминаний и многое другое.
  • Интеграция со сторонними приложениями — интегрируйтесь с такими приложениями, как Slack и Dropbox, которые позволяют сотрудничать с членами команды.
  • Информация с первого взгляда — Сотрудничайте с членами вашей команды, создавая и отправляя различные открытки, упорядочивая совместную работу, устанавливая важные даты и напоминания и многое другое.

За:

  • Он предоставляет несколько шаблонов для выбранных категорий, таких как проектирование, маркетинг, бизнес и так далее.
  • Простой процесс работы приложения — просто скопируйте шаблоны, настройте их и начните работать вместе.
  • Возможность прикреплять изображения и файлы к каждой карте.
  • Перетаскивание пользовательского интерфейса.
  • Легкий обмен и сохранение файлов.
  • Приборные панели прогресса выполнения задач помогут вам начать расставлять приоритеты в списке задач.
  • Фримиум-план с неограниченными персональными панелями, картами и списками.

Цены:

Trello предлагает три различных плана, которые включают ежемесячную или годовую подписку.

  • Бесплатно: $0 с пользователя в месяц.
  • Бизнес-класс: $9.99 на пользователя в месяц.
  • Корпоративный: $20.83 с пользователя в месяц.

Все планы предлагают некоторые стандартные функции, такие как неограниченное количество персональных панелей, карт и списков.

Плюсы Trello

Простота, универсальность и универсальность. Именно поэтому его любят профессиональные менеджеры проектов и менеджеры по продуктам (если вы хотите присоединиться к ним, ознакомьтесь с этим хорошим курсом в Skillbox на эту тему).

  • удобный интерфейс;
  • Таблицы и списки настраиваются под проект в каждой области;
  • Карты могут быть назначены ответственным лицам;
  • Ссылки, изображения, файлы, контрольные списки прикреплены к карте, пользователи могут комментировать карту;
  • Web-clipper позволяет создать карту в Trello, потянув за название сайта, ссылку и иллюстрацию, представляющую текущий сайт;
  • Вы можете подключить сторонние сервисы и дополнения к Trello: Календарь, Gmail, Google.Drive, Dropbox и многое другое — о многих службах автоматизации мы писали в другой статье;
  • Бесплатная версия не имеет ограничений по количеству пользователей или персональных досок.

Web Clipper — это расширение браузера, которое сохраняет веб-контент непосредственно на сайте, к которому он принадлежит, не покидая сайт. Он может сохранять текст, адрес страницы, иллюстрации.

Недостатки Trello

  • В этой системе управления проектами по умолчанию нет графика Ганта, нет возможности оценить прогресс во времени. Решение этой проблемы заключается в подключении плагина Planyway Team Planner (подробнее в той же статье о Trello) или календаря;
  • В бесплатной версии к каждой плате может быть подключен только один сервис, разные платы разные;
  • неудобно для больших проектов: легко потеряться в большом количестве карт и списков.

График Ганта — это столбиковая диаграмма, расположенная на временной шкале. Он используется для планирования проектов и составления графиков работы. Каждая линия на графике является фазой работы, которая начинается, когда заканчивается фаза на линии над ней. Визуально схема похожа на лестницу.

Тарифы Trello

Бесплатный

  • Неограниченные личные доски, списки и карты на доске;
  • подключение 1 штекера к плате;
  • подключение карты — до 10 Мб
  • 10 групповых досок.

Бизнес-класс — $9.99 в месяц на одного пользователя.

  • Неограниченные личные доски, списки и карты на доске;
  • неограниченное количество плагинов для платы;
  • крепление карты — до 250 Мб;
  • неограниченное количество групповых досок;
  • Дополнительный уровень доступа для пользователей без возможности редактирования, только для комментариев;
  • коллекция столов;

Предприятие — $20.83 с пользователя в месяц

  • Неограниченные личные доски, списки и карты на доске;
  • неограниченное количество плагинов для платы;
  • крепление карты — до 250 Мб;
  • неограниченное количество групповых досок;
  • Дополнительный уровень доступа для пользователей без возможности редактирования, только для комментариев;
  • коллекция столов;
  • дополнительные возможности управления советом директоров, правами доступа и индивидуальной настройки сотрудников. Легкость усыновления мгновенно сделала себе имя среди легко обучаемых членов Поколения Z — об этом мы уже писали в нашей статье о Поколении Z.

Битрикс24

Услуга по управлению бизнесом выбрана более чем 4 миллионами российских компаний. Несмотря на свой строгий внешний вид, Битрикс полон решений: доски объявлений, мобильные приложения, поддерживает интеграцию с колл-центром, почтой, облачными сервисами и 1С:Предприятие. Есть групповой чат, вы можете сделать отчет в несколько кликов, и даже создать сайт. Для маленьких групп это бесплатно.

Что важно знать о программе

  • Бесплатный кооператив до 12 сотрудников и три платных тарифных плана.
  • Существует «облачная» версия и серверная версия.

Pyrus

Настоящая» бесплатная версия предназначена для всех, кроме тех, для кого эта система предназначена. А именно, для компаний, которые хотят управлять и автоматизировать свою работу с документами в системе. Существуют серьезные ограничения — лимит в 100 заданий на готовых бланках. У него всего 1 ГБ свободного дискового пространства. Бесплатная версия подходит для «обычных» пользователей, которым нужны только платы и задачи.

Что ты на самом деле можешь сделать бесплатно:

  • Работайте в командах любого размера, создавайте столько простых задач, сколько хотите.
  • Используйте все функции для работы с задачами: сортировка, совмещение задач, управление задачами, напоминания, обычные задачи, отложенные задачи.
  • Используйте персональный планировщик, отображайте «задания от меня» и «задания для меня».
  • Обмен файлами без превышения лимита свободного пространства в 1 ГБ.
  • Автоматизация работы с документами: сверка договоров, исполнение заявок и т.д.
  • Построить структуру компании с отделами, установить права доступа.
  • Запишите количество времени, которое каждый сотрудник тратит на все задания за определенный период времени.
  • Просмотрите подробные отчеты и анализ.
  • Интегрируйте систему с Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive и любой CRM.

Который доступен только за деньги:

  • Готовые формы для создания задач и построения бизнес-процессов. До 100 бесплатно, остальное — за плату.
  • В 100 раз больше дискового пространства — 100 Гб вместо 1 Гб.
  • Резервная функция.

Jira

Лучше всего подходит для отслеживания времени и детального планирования (7 долл. США в месяц).

Jira — отличный вариант для смены команды при планировании, отслеживании и организации задач. Вы можете создавать истории и отмечать проблемы для каждого члена команды, чтобы назначать индивидуальные задачи. Полный обзор приборной панели помогает отслеживать ход выполнения задач. Вы также можете установить различные фильтры для карт, например, заполненные, неформованные и незавершенные.

Одной из самых удивительных особенностей является то, что программное обеспечение позволяет вам выбрать свой собственный рабочий процесс. Проще говоря, вы можете создать свой собственный путь презентации.

Например, Вы можете назначить карты в таком порядке:

Кроме того, вы можете расширить рабочий процесс за счет интеграции с другими бизнес-инструментами, которые вы уже используете. Кроме того, в компании Jira предусмотрены строгие меры безопасности для защиты ваших данных.

Основные характеристики :

  • Точные оценки — Такие единицы, как часы, баллы участников и т.д. помогут вам стать более дисциплинированными и эффективными.
  • Функции планирования — Совместные схемы, такие как scrum[13], kanban и смешанные методологии, позволяют создавать гибкие планы для вашей команды.
  • Шифрование данных — Компания Jira придерживается строгих политик безопасности и соответствия нормативным требованиям для обеспечения безопасности данных вашей организации.

За:

  • Предоставляет схватку и панель kanban для лучшей прозрачности и гибкости.
  • Создайте дорожные карты для вашей команды, чтобы помочь им визуализировать путь к выполнению задачи.
  • Отчетность в режиме реального времени предоставляет обзор процесса управления задачами Вашей компании.
  • Автоматизация и перетаскивание интерфейса облегчают управление задачами и экономят время.
  • Мобильное приложение позволяет оставаться на связи со своей командой из любого места.
  • Настраиваемые рабочие процессы.
  • Интегрируется с более чем 3000 сторонних приложений.

Цены:

Программное обеспечение Jira предлагает три тарифных плана:

  • Бесплатно: бесплатный тарифный план для 10 пользователей.
  • Стандартный: 7 долларов на пользователя в месяц.
  • Премиум: 14 долларов с пользователя в месяц.

Оба платных плана бесплатны в течение первой недели, кредитные карты не требуются. Вы можете запросить пользовательское предложение для более чем 100 пользователей.

Что важно знать о программе

  • Существует «облачная» версия и серверная версия.
  • Вы можете попробовать бесплатно, тогда цена будет зависеть от тарифа.

ClickUp

Сначала я думал, что система дает мне «настоящую» бесплатную версию — потому что нет никаких ограничений на количество пользователей и задач. Но когда я начал его изучать, то нашел много ограничений: в настройке прав доступа, в отчетах, в интеграции. И самое неприятное, что существует ограничение в 100 действий для целого ряда функций. Другими словами, я должен «спасти» свои действия. Так что нет, бесплатная версия «нечестная», это чисто вводная версия.

Что ты на самом деле можешь сделать бесплатно:

  • Создавайте столько досок, заданий и списков, сколько хотите, приглашайте в систему столько людей, сколько хотите.
  • Используйте ноутбуки, календарь, заметки, напоминания.
  • Проводить планирование работы, создавать спринты и анализировать производительность спринта.
  • Оцените, сколько времени заняло каждое задание.
  • Сортируйте карты по меткам, наклеивайте на них разные статусы.

Который доступен только за деньги:

  • Более 100 МБ свободного пространства.
  • Настройка прав доступа.
  • Доступ к проектам для «гостей», подрядчиков, фрилансеров, клиентов, наблюдателей.
  • Отчеты и готовые формы.
  • Интеграция хранилища: Google Drive, Dropbox, OneDrive и другие.
  • Более 100 действий по нескольким функциям (диаграммы Ганта, ментальная карта, настройка полей на вкладках, приборная панель, временная шкала и т.д.).

Advanta

Программа для планирования проектов, управления рисками и изменениями, аналогичная Microsoft Project. С его помощью можно рассчитать трудозатраты и проанализировать уровень загруженности сотрудников, оценить бюджет проекта, поработать с документами. Программное обеспечение поддерживает Scrum и Agile.

Что важно знать о программе

  • Интегрируется с MS Project Server.
  • Программа платная, но есть пробная версия.

Wrike

Для современного и среднего бизнеса ($9,80 в месяц).

Wrike — это еще один отличный инструмент управления задачами для современного бизнеса. Он лучше всего подходит для команд, которые хотят редактировать и настраивать свои рабочие процессы в рамках одного менеджера задач. Это также поможет вам упростить рабочий процесс. Wrike фокусируется на удаленной командной работе и настройке рабочего процесса.

Благодаря таким функциям, как пользовательские приборные панели и оптимизированный рабочий процесс, он помогает вам оставаться продуктивным даже тогда, когда вы находитесь вдали от членов вашей команды.

Вы можете работать в режиме реального времени с такими уникальными особенностями, как..:

  • Комментируя задачи в режиме реального времени.
  • Способность обмениваться информацией со всеми заинтересованными сторонами.
  • Живое редактирование.
  • Расширенный отчет.

Основные характеристики :

  • Обширная интеграция — Wrike обеспечивает интеграцию с основными бизнес-инструментами, такими как GitHub, Slack, Salesforce и другими.
  • ImproveCommunication — Все коммуникации, принятие решений и управление задачами происходят в одном общем пространстве. Инструменты для совместной работы в режиме реального времени еще более расширяют коммуникацию.
  • CreateCustomizableReports — Выберите шаблон, настройте его и создайте шаблоны для лучшего понимания ваших задач.

За:

  • Многопользовательская функция Wrike обеспечивает полную видимость ваших задач.
  • Встроенные функции проверки помогут вашей команде получить полную обратную связь по каждой задаче.
  • Включает многочисленные меры безопасности для обеспечения доступа только уполномоченных членов.
  • Разбивайте задачи на несколько частей для микро-управления ими и отмечайте членов своей команды на каждой карте.
  • Функция анализа (Wrike Analyze) предоставляет подробные отчеты для мониторинга задач и достижений.

Цены:

Wrike доступна в четырех планах:

  • Бесплатно: $0 для 5 пользователей.
  • Профессиональные: $9.80 в месяц для 5, 10, 15 пользователей.
  • Бизнес: $24.80 в месяц для 5-200 пользователей.
  • Корпоративный: план на основе квот для 5 неограниченных пользователей.

Все планы поставляются с бесплатной пробной версией. Фримиум-план предоставляет все необходимые функции, включая управление задачами, просмотр приборной панели и обмен файлами, а также поток действий в реальном времени. Кроме того, платные планы включают в себя более продвинутые функции, такие как диаграмма Ганта, отслеживание по времени и многое другое.

Что важно знать о программе

  • Он работает только в режиме онлайн.
  • Синхронизация с электронной почтой и календарем.
  • Вы можете использовать его с телефона или планшета.
  • До пяти пользователей бесплатно, после чего существуют платные тарифные планы, цена зависит от функций, которые вы хотите активировать.

Asana

Эта бесплатная версия называется «фальшивая». Несмотря на то, что она позволяет работать 15 пользователям, ее функциональность очень ограничена. Нет ни отчетов, ни расписания, вы не можете отслеживать встречи или отслеживать задачи. Это чисто ознакомительная версия, и мне было трудно даже просто протестировать ее по бесплатному плану.

Что ты на самом деле можешь сделать бесплатно:

  • Начните столько проектов, сколько хотите, на основе готовых шаблонов.
  • Создавайте доски, организуйте задания, присваивайте уникальные цветные теги.
  • Водите коммуникацию в карточках и в новостной ленте.
  • Работа в персональном планировщике — сортировка задач, выполнение личных задач.

Который доступен только за деньги:

  • Обзоры отчетов.
  • Контроль времени.
  • Мониторинг выполнения заданий, обзор незавершенных.
  • Возможность отслеживать обновления задач.
  • Работа с формами.
  • Визуализация рабочего процесса.
  • Работать с чужими заданиями.

Worksection

На самом деле бесплатной версии нет, она предлагается только «для пробного пользования», чтобы ознакомиться с системой. Он может запустить только 2 активных проекта, пригласить к ним до 5 человек и занять до 100 Мб дискового пространства.

Что ты на самом деле можешь сделать бесплатно:

  • Изучение системы изнутри, чтобы увидеть, что работает и как она работает.
  • Создать 2 проекта.
  • Пригласите 5 пользователей.
  • Думаю, это всё. Бесплатная версия — «нечестная».

Который доступен только за деньги:

  • Полная работа: более 2-х проектов, задач и подзадач, сроков, приоритетов, статусов и ярлыков.
  • Разговаривая в групповых чатах.
  • Визуализация данных с помощью диаграммы Ганта.
  • Настройка прав доступа.
  • Отслеживание времени, контроль времени и бюджета.
  • Доклады.

Что важно знать о программе

  • Он синхронизируется с вашим календарем и электронной почтой, и отчеты могут быть сгенерированы в программе или экспортированы в Excel.
  • Услуга платная, но вы можете протестировать ее бесплатно в течение месяца.

ToDoist

Бесплатная версия, безусловно, «искусственная»: есть лимит задач (не более 150 штук), лимит проектов (до 80 штук), лимит пользователей (до 5 человек). Но самое печальное — нельзя писать комментарии и загружать файлы.

Что ты на самом деле можешь сделать бесплатно:

  • Создайте 80 проектов и поставьте 150 задач.
  • Взгляните внутрь системы и посмотрите, как она работает, если вам нравится.

Который доступен только за деньги:

  • Любое количество пользователей и проектов.
  • Любое количество задач.
  • Готовые шаблоны дизайна.
  • Освещение событий и комментарии.
  • Система напоминаний.
  • Возможность обмена файлами.
  • Установите права доступа для администратора и участника.
  • Классификация задач маркировки.
  • Удобные фильтры.
  • Видео и аудиоплеер внутри системы.
  • Интеграция с электронной почтой, преобразование писем из почтового ящика Gmail — в задачи.

GitHub

GitHub можно рассматривать как организационное программное обеспечение с большим распространением. Однако это не мешает компаниям использовать его в качестве единственного инструмента для сотрудничества между сотрудниками. Преимущества GitHub очевидны: простой интерфейс, простота использования для совместной разработки кода, интеграция с многочисленными IDE, большие открытые ресурсы. Однако, помимо программирования, GitHub не эффективен, так как практически не предлагает бизнес-решений для управления проектами.

Простой бизнес

Домашний CRM, который позволяет вам установить полный контроль не только над своими проектами, но и над своими сотрудниками. Система может отслеживать рабочую электронную почту, записывать разговоры, позволяет создавать удобную клиентскую базу данных, всевозможные отчеты. Его большим преимуществом, которое не предоставляется онлайн-сервисами, является возможность работать в автономном режиме. Это означает, что вы можете создавать задачи, прикреплять файлы, и они пойдут к подрядчику, как только вы снова найдете доступ в Интернет.

Flowlu

Облачный сервис для совместной работы над проектами. Подходит для Agile-разработки, поддерживает канбанские доски и карты разума. Можно рассчитать бюджет проекта и создать базу знаний для разработчиков и тестировщиков, чтобы они могли искать решения аналогичных задач по тегам.

Что важно знать о программе

  • Имеется интеграция с Google Drive, с «1С.Accounting», с платежными системами — PayPal или «Яндекс.Kassa», возможна синхронизация с amoCRM и «Битрикс24». Вы также можете импортировать данные из Jira.
  • Существует бесплатная версия для команд до трех человек, другие тарифы платные: чем больше функций вам нужно, тем дороже будет эта версия.

MS Project

Самое известное и комплексное программное обеспечение для управления проектами. В нем есть все, что нужно менеджеру: планирование, диаграмма Ганта, распределение ресурсов и анализ. В программе можно создавать отчеты и вычислять оценки, а она сама находит и перераспределяет перегруженные блоки.

Знакомство с Проектом РС требует времени. Мы написали руководство, которое упростит процесс.

Что важно знать о программе

  • Существует также онлайн-версия.
  • Программа платная, тарифы зависят от формата программного обеспечения: облачный или локальный.
  • Интеграция со службами Microsoft Office Services

Slack

Корпоративный коммуникатор, который в свое время стал самым быстрорастущим приложением в этом сегменте. В бесплатной версии мы получаем 5 ГБ хранилища и 10 тысяч сообщений, но гораздо круче становится интеграция со многими продуктами: от Google Docs и Twitter до сервисов управления проектами. В сочетании с приятным дизайном это делает Slack одним из самых популярных бизнес-решений для взаимодействия сотрудников. Но в отрыве от «конкуренции» он неэффективен — просто еще один посыльный.

Podio

Стандартная программа управления проектами и задачами. Есть все основные функции: планирование, работа в команде, отчеты. Возможно подключение дополнительных расширений, например, диаграммы Ганта. Доступ с компьютера или смартфона.

Что важно знать о программе

  • Он интегрируется с Диском Google, Календарем Google, Evernote, Dropbox и другими приложениями. Бонус: компания предоставляет открытый исходный код для синхронизации системы с любыми услугами, не перечисленными на сайте.
  • Бесплатно для пяти сотрудников, есть платные версии от Basic до Premium — если ваша команда больше.

Платные

В данном блоке собраны лучшие платные системы управления проектами. У них есть расширенные наборы инструментов, необходимые для создания сложных продуктов в большом масштабе.

Monday.com

Некоторые из лучших функций автоматизации (39 долл. США в месяц).

Monday.com является еще одним популярным инструментом управления задачами, который обеспечивает простой макет и пользовательский интерфейс. Пользовательский интерфейс выглядит как электронная таблица, но при этом легко настраивается. Он также имеет множество функций, которые делают его интерактивным и мощным.

Благодаря возможностям автоматизации и удаленного управления задачами, это упрощает вашу работу. Круговой вид позволяет вам отслеживать все ваши задачи и гарантирует, что члены вашей команды останутся на одной странице. Хорошая новость заключается в том, что вы получаете 14-дневный бесплатный пробный период для опробования премиум-планов, прежде чем купить их.

Основные характеристики :

  • AutomatedWorkflows — Автоматизация с открытым исходным кодом помогает в решении таких задач, как изменение состояния, установка сроков, перемещение карт, отправка уведомлений и многое другое.
  • Интеграция — Вы можете интегрироваться с более чем 50 бизнес-инструментами, чтобы объединить все ваши данные в одной приборной панели. Это также упрощает ваши задачи.
  • DisplayDataEffectively — отслеживайте выполнение задач на нескольких информационных панелях и управляйте рабочими нагрузками. Такие функции, как «временная шкала» и визуальная панель управления, также позволяют Вам визуально планировать рабочую нагрузку Вашей команды.

За:

  • Его визуальная приборная панель легко дает представление о вашем прогрессе.
  • Номеряйте участников и устанавливайте сроки выполнения заданий на любой карте.
  • Она обеспечивает широкую интеграцию с более чем 50 бизнес инструментами.
  • Вы получаете подробный обзор с помощью просмотра календаря, временной шкалы и доски объявлений в канбане.
  • В дополнение к сотрудничеству с членами команды, Вы также можете пригласить гостей.
  • Общий доступ к файлам и ссылкам, а также добавление комментариев для определения задач.

Цены:

Monday.com предлагает четыре тарифных плана в зависимости от количества пользователей.

Ниже приведены тарифные планы (до пяти пользователей):

  • Базовый: 39 долларов в месяц, счет выставляется раз в год.
  • Стандартный: 49 долларов в месяц, выставляется счет ежегодно.
  • Профессионал: $79 в месяц, счета выставляются ежегодно.
  • Корпоративный: план, основанный на котировках.

Все планы предлагают 14-дневный бесплатный пробный период с неограниченным количеством панелей. Кредитная карта не требуется. Вы также получите скидку 18% от годового взноса.

Яндекс.Трекер

Сервис, запущенный в прошлом году, быстро нашел поклонников. Яндекс постарался вложить в продукт как можно больше функций: планировщик задач и встреч, оптимизация работы в соответствии с выбранной методологией, обработка заявок, расчет отпусков, создание стандартных обязанностей — в общем, практически все, что может понадобиться организации с более чем пятью людьми.

Бесплатной версии нет, есть только 60-дневная пробная версия. Тогда вам придется платить — от 93 рублей с человека.

Мегаплан

Услуга по совместной работе над проектами и организации бизнес-процессов. Подходит для средних и крупных предприятий. В нем есть все, что нужно для работы — от планировщика задач до инструментов для анализа воронки продаж.

Управление проектами в Мегаплане

Стоимость: облачная версия — 449 руб/месяц за 3 месяца единовременной покупки лицензии; коробочная версия — 35 000 руб. за 10 лицензий.

За:

  • Минималистский UX-интерфейс с редактором Drag&Drop;
  • Простая навигация в меню инструментов;
  • живой рабочий стол;
  • гибкие настройки задач;
  • визуальные отчеты и автоматическая подготовка документов на основе данных в сервисе;
  • Планировщик задач с готовыми шаблонами для увеличения продаж;
  • инструменты для детального анализа воронки продаж;
  • коробочная и облачная версии, мобильное приложение.

Задержки:

  • дорогостоящий для небольших проектов и команд;
  • Нужно время, чтобы освоить все инструменты сервиса.

Comindware

Бизнес-платформа с системой управления проектами.
Подходит для гибкой разработки. Вы можете использовать готовые шаблоны или создавать свои собственные. Программа автоматически назначает задачи на основе приоритетов, предупреждает об истечении сроков и генерирует отчеты.

Что важно знать о программе

  • За отдельную плату стоимость зависит от типа и количества требуемых функций.
  • Можно выбрать облачную или локальную версию.

ПланФикс

Планировщик с высокой степенью автоматизации для большинства задач. Он очень полезен в Digital, так как позволяет обрабатывать не только почту и звонки, но и сообщения в мессенджере, а также комментарии в социальных сетях. Среди плюсов пользователи выделяют техническую поддержку, которая готова ответить на любой вопрос и принять запросы на улучшения.

Pyrus

Услуга по совместному решению задач и управлению проектами. Он может быть использован как в деловых, так и в личных целях. Встроенные инструменты позволяют автоматизировать бизнес-процессы, координировать и контролировать документооборот.

Пирус

Стоимость: 279 руб. в месяц за каждого пользователя.

За:

  • неограниченное количество задач;
  • Мгновенное назначение заданий без необходимости заполнять несколько полей на картах;
  • Обсуждение и обмен файлами в рамках конкретной задачи;
  • Гибкая настройка шаблонов и форм для автоматизации бизнес-процессов;
  • поиск задач по нескольким атрибутам;
  • Планировщик дел с мониторингом в реальном времени;
  • Интеграция с облачными хранилищами данных, CRM и другим корпоративным программным обеспечением;
  • возможность активировать автономный доступ;
  • мобильное приложение.

Задержки:

  • Иногда не хватает деталей задания;
  • Отсутствие инструментов для моделирования рисков, затрат и т.д;

Gantter

Система управления проектами с автоматическим сохранением данных на Google Drive. Подходит для планирования, сотрудничества и контроля проектов любого масштаба.

Ганттер

Стоимость: 5 долларов в месяц на одного пользователя.

За:

  • максимальное количество инструментов для организации бизнес-процессов и управления отдельными проектами;
  • готовые к использованию, настраиваемые шаблоны;
  • планировщик задач и вещей, которые нужно делать;
  • График Ганта, инструменты для расчета рисков;
  • Интеграция с Диском Google, автоматическое сохранение графиков в этом облачном хранилище.

Задержки:

  • Интерфейс сложен для понимания и на первый взгляд кажется простым;
  • изучение инструментов торговли займет много времени;
  • Нельзя прикреплять прикрепленные файлы к заданиям.

И в этом выборе лучших систем управления проектами, есть ли какая-либо услуга, которую вы используете в своей работе? Почему ты выбрал его? Поделитесь им в комментариях.

GanttPRO

Услуга для планирования на основе диаграммы Ганта. Среди плюсов — интерфейс и поддержка на русском языке, достаточно интуитивный дизайн. Кроме создания графиков Ганта, можно планировать на доске задач, а также отслеживать прогресс и статусы по списку личных задач. Кроме того, он поддерживает функции командной работы, управление ресурсами и их использование, отслеживание времени, управление сроками и т.д.

Это далеко не полный список программного обеспечения для планирования и управления ресурсами для вашей команды. Можно с уверенностью сказать, что идеальной системы не существует, и возможностей большинства решений хватит на начальный период внедрения. Позже, основываясь на своих впечатлениях, вы можете изменить программное обеспечение на что-то более удобное. Которую из них стоит рассмотреть в первую очередь, теперь ты знаешь.

Преимущества и недостатки систем управления проектами

Знание преимуществ систем управления необходимо для обоснования их внедрения. Однако при их использовании также важно знать о потенциальных недостатках.

Преимущества

Системы управления используются в большинстве крупных организаций. Причины этого заключаются в следующих преимуществах:

  1. Облегчить отслеживание проектов, которые не соответствуют стратегии организации. Это обеспечивает снижение затрат компании.
  2. Повышение эффективности использования ресурсов. Эффективность повышается за счет правильного распределения ресурсов.
  3. Предотвращение перерасхода средств. Застрахован, контролируя все расходы. Наличие плана также благотворно влияет на сумму расходов.
  4. Сокращение числа проектов, завершенных с низким качеством. Достигается за счет контроля над сроками, текущими задачами. Менеджер имеет возможность контролировать качество выполнения задач.
  5. Экономия времени менеджера. Менеджеру не приходится заниматься рутинной работой (сбор информации, создание отчетов) вручную.
  6. Взаимодействовать с участниками проекта в режиме реального времени. Если сотрудник сталкивается с проблемой, он может немедленно связаться с другим сотрудником.
  7. Облегчение управления документооборотом. В системе есть функция рабочего процесса. Это позволяет мгновенно редактировать и обновлять информацию.
  8. Облегчение управления рисками и прогнозирования. Системы помогают своевременно выявлять риски, строить прогнозы успеха проекта.

Системы управления характеризуются максимальной простотой использования. Эта простота необходима для того, чтобы каждый сотрудник мог легко разобраться в работе системы. Специальная подготовка не требуется.

Недостатки систем управления

При внедрении систем управления учтите следующие недостатки:

  1. Высокая стоимость программ управления с низкой производительностью. Приобретение систем управления связано с увеличением выручки компании. Однако в некоторых случаях полученная прибыль не окупает понесенных расходов. Имейте в виду, что вам придется тратить деньги не только на саму программу, но и на ее регулярные обновления и индивидуальные апгрейды.
  2. Риск усложнения простых проектов. При реализации простых проектов нет необходимости использовать систему управления. Более того, это даже нежелательно, так как простая задача может усложниться.
  3. Проводить много времени, строя планы. Руководителям и сотрудникам приходится тратить много времени на составление статусов, изменение приоритетов и обновление информации. Иногда реальный бизнес «теряется» в такой работе.

Все эти недостатки относительны. При правильном выборе и применении системы все недостатки нейтрализуются.

Заключение

Мы привели лишь несколько примеров программного обеспечения для управления проектами. На самом деле, их гораздо больше, и чтобы найти правильный вариант, вам придется попробовать разные варианты.

Источники

  • https://forpm.ru/%D0%B2%D0%BD%D0%B5%D0%B4%D1%80%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D1%81%D0%B8%D1%81%D1%82%D0%B5%D0%BC%D1%8B-%D1%83%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BB%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D1%8F-%D0%BF%D1%80%D0%BE%D0%B5%D0%BA%D1%82/
  • https://postium.ru/luchshie-sistemy-upravleniya-proektami-besplatno-i-platno/
  • https://assistentus.ru/vedenie-biznesa/sistemy-upravleniya-proektami/
  • https://spravochnick.ru/menedzhment/upravlenie_proektami/vnedrenie_sistemy_upravleniya_proektami/
  • https://www.fewskills.com/workflow-project-app/
  • https://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8C%D1%8F:%D0%92%D1%8B%D0%B1%D0%BE%D1%80_%D1%81%D0%B8%D1%81%D1%82%D0%B5%D0%BC%D1%8B_%D1%83%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BB%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D1%8F_%D0%BF%D1%80%D0%BE%D0%B5%D0%BA%D1%82%D0%B0%D0%BC%D0%B8
  • https://vc.ru/services/234868-10-besplatnyh-sistem-upravleniya-proektami-kratkiy-obzor
  • https://offlinecrm.ru/11-luchshih-po-dlya-upravleniya-zadachami-i-proektami-v-2020-2021-godah-obozrenie-i-ranzhirovanie/
  • https://gb.ru/posts/top_project_management_services
  • https://skillbox.ru/media/management/8_programm_dlya_vedeniya_proektov/

Оцените статью
CRM Expert - внедрение AmoCRM и Bitrix24